Переход с кассового ПО Трактиръ: Front-Office на iiko для сети 1st Food Factory

До начала проекта клиент использовал связку программных продуктов Трактиръ: Front-Office и Трактиръ: Management. Данная система обеспечивала работу фронт- и бэк-офиса. 

В таком программном ландшафте были организованы основные процессы сети.

Количество объектов: 28 объектов сети.

Общее количество рабочих мест: 37 рабочих мест. В том числе:

• 28 рабочих мест фронт-офиса;
• 6 рабочих мест бэк-офиса, включая 1 центральное рабочее место;
• 3 рабочих места на складе.

Средняя нагрузка на одну точку составляет от 100 до 300 чеков в день.

Цель проекта — выполнить переход клиента с решения Трактиръ: Front-Office на систему автоматизации iiko, сохранив ключевые бизнес-процессы и обеспечив дальнейшее развитие сети 1st Food Factory.

Главной причиной перехода стала нестабильность обмена данными между многочисленными точками питания и производственной частью. По мере роста сети прежняя система стала хуже справляться с обменом, что ограничивало дальнейшее развитие клиента.

Дополнительно переход был обусловлен следующими факторами:

• необходимость масштабирования сети и подключения новых объектов;
• потребность в интеграциях, включая сохранение интеграции с действующим приложением и подключение новых внешних сервисов;
• необходимость аналитики и отчетности для более удобного анализа работы сети;
• сохранение действующих процессов: бонусной системы, маркировки и существующих интеграций.

При переходе важно было не только заменить программное обеспечение, но и не потерять ранее работающие элементы, чтобы внедрение не нарушило привычную работу объектов.

В рамках проекта были определены задачи, связанные с переходом сети 1st Food Factory на новую систему автоматизации и сохранением действующих бизнес-процессов клиента.

Необходимо было:

1. Выполнить переход с кассового ПО Трактиръ: Front-Office на iiko;
2. Обеспечить стабильный обмен данными между объектами сети и производственной частью;
3. Сохранить действующую бизнес-логику клиента при переходе на новую систему;
4. Сохранить работоспособность бонусной системы в том виде, в котором она использовалась ранее;
5. Сохранить работу маркировки для воды, безалкогольных напитков и соков;
6. Перенести интеграцию с действующим приложением клиента;
7. Подключить новые интеграционные возможности, в том числе интеграцию с Яндекс.Доставкой;
8. Подготовить систему к дальнейшему развитию, включая подключение Яндекс.Курьер и других внешних сервисов;
9. Завершить переход до конца года, чтобы избежать дополнительных затрат, связанных с обновлением старой системы и изменением ставки НДС.

Работа по проекту была разделена на несколько этапов: обследование, подготовку тестового запуска, опытную эксплуатацию и промышленное внедрение.

Обследование

Классическое обследование с нуля не проводилось, так как клиент уже длительное время находился на сопровождении, а его основные бизнес-процессы были известны по предыдущим настройкам и поддержке. Поэтому работа была сосредоточена на фиксации причин перехода, ключевых требований клиента и ограничений проекта.

По итогам этапа были определены основные требования:

• быстрый и корректный обмен данными;
• сохранение производственных и торговых процессов;
• стабильная работа с маркировкой;
• поддержка интеграций с приложением и доставочными сервисами;
• более удобная аналитика и отчетность.

Идеальным вариантом для клиента был переход на программное обеспечение iiko.

Моделирование

Так как новая система автоматизации уже была выбрана, вместо отдельного этапа моделирования был выбран практический подход: запустить тестовую точку на iiko, проверить работу ключевых процессов в реальных условиях и по результатам принять решение о переходе всей сети.

На основании известных бизнес-процессов клиента и требований к переходу была определена схема тестового запуска и подготовлена база для настройки системы.

Опытная эксплуатация

В рамках опытной эксплуатации планировался пилотный запуск тестовой точки на iiko. Однако ещё на этапе подготовки — до завершения настройки и фактического запуска — были выявлены два функциональных разрыва из-за параллельной работы на iiko и на Трактиръ. 

1. Первый разрыв был связан с бонусной системой
   При параллельной работе части объектов на iiko и части на Трактиръ: Front-Office потребовалось обеспечить единый учёт бонусов, поскольку сама система лояльности и мобильное приложение Гость были реализованы на стороне Трактира. Для этого была организована схема обмена: продажи из iiko передавались в Трактиръ: Front-Office для расчёта бонусов, после чего актуальные данные выгружались обратно в iiko.
   
   Дополнительно были выявлены проблемы с высокой нагрузкой при обмене данными — при большом количестве запросов часть данных обрабатывалась некорректно. Для решения была доработана логика пакетной загрузки.
2. Второй разрыв касался производственных заказов и идентификации документов
   Поскольку производство продолжало работать в Трактиръ: Management, была реализована двусторонняя интеграция: заказы с точек передавались из iiko в Трактиръ: Management, а расходные накладные и отгрузки возвращались обратно. В ходе этого процесса была выявлена проблема коллизии номеров заказов: в iiko разные точки могли формировать одинаковые номера, что создавало риск перезаписи данных, тогда как в Трактиръ они разделялись префиксами. Проблема была устранена добавлением признака точки и внутреннего номера заказа.

Только после выполнения необходимых доработок для исправления этих разрывов тестовая точка была запущена в пилотную эксплуатацию.

Промышленная эксплуатация

После получения положительных результатов пилотного запуска был начат этап промышленной эксплуатации — полномасштабное внедрение iiko на всех объектах клиента и переход сети на новую систему.

Активное развертывание началось в конце октября и продолжалось в ноябре-декабре. В общей сложности промышленное внедрение заняло около двух с половиной месяцев. Объекты переводились на новую систему поэтапно — примерно по три точки в неделю.

Часть новых объектов запускалась сразу на iiko, минуя предварительную работу на Трактире. Такой подход позволил снизить риски, контролировать процесс и оперативно устранять возникающие замечания.

По итогам проекта клиент получил:

1. Стабильно работающую систему
   Главный результат проекта — устранение критичной проблемы с обменом данными.
2. Более удобная аналитика и отчетность
   Клиент получил более гибкие и быстрые отчеты iiko, что упростило анализ работы сети.
3. Упрощение управления меню
   В iiko стало проще добавлять позиции, настраивать карточки блюд и работать с визуальными материалами.
4. Повышение удобства работы для административных сотрудников
   Административные сотрудники отметили, что работа в iiko стала проще и понятнее. Полный перевод товарного учета и производства может быть рассмотрен в дальнейшем.
5. Сохранение бизнес-логики
   При переходе были сохранены ключевые процессы клиента, чтобы внедрение не нарушило привычную работу объектов.
6. Сохранение бонусной системы
   Бонусная система была перенесена и сохранена в том виде, в котором она использовалась ранее.
7. Сохранение маркировки
   Маркировка воды, безалкогольных напитков и соков продолжила работать после внедрения.
8. Интеграция с действующими приложениями
   Интеграция с уже работающими приложениями клиента была перенесена в новую систему без потери функционала.
9. Новые интеграционные возможности
   Клиент получил интеграцию с Яндекс.Доставкой, а также основу для подключения новых сервисов, включая планируемую интеграцию с Яндекс.Курьером.
10. Возможность дальнейшего масштабирования
    Новая система позволяет подключать новые точки и развивать сеть без тех ограничений, которые возникали в прежнем программном ландшафте.

После завершения внедрения клиент был передан на сопровождение. В рамках сопровождения он получает консультации, а также может вносить дополнительные замечания и запросы на корректировку инструкций или отдельных процессов.

Дальнейшее развитие проекта может включать:

• открытие новых точек;
• возможное расширение в другие регионы;
• развитие объектов в Москве;
• открытие объекта ресторанного типа в Санкт-Петербурге;
• подключение новых интеграций;
• дальнейшее масштабирование сети на базе iiko;
• сохранение удобной работы производства с заказами, ТСД, маркировкой и штрихкодированием.

Проект стартовал 29 января 2025 года и был завершен 24 декабря 2025 года.

Общая продолжительность проекта составила около 11 месяцев.