Журнал учета розничной продажи алкоголя: как вести его правильно

Какие изменения в розничном учете алкоголя могут ввести с 14 декабря 2014 года?

Многим наверняка уже знаком приказ №153, который утверждает форму журнала учета алкогольной и спиртосодержащей продукции. Первоначально было заявлено, что журнал надо будет вести с 14 декабря 2014 года. Однако буквально за две недели до вступления закона в силу вышел другой закон, согласно которому журнал должен вестись с 1 июля 2015 года. Перенос даты объяснили тем, что бизнес еще не готов. 

Приказ Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка №164 был подписан 19 июня 2015 года. Он предусматривает новую форму ведения журнала учета объема розничной продажи алкогольной продукции, а также порядок его заполнения, которые вступают в силу с 1 января 2016 года. Кроме того, новый приказ отменяет ранее утвержденный приказ №153.

Кого касается ведение журнала? Ведение журнала розничного учета алкоголя затрагивает всех, кто торгует алкоголем по лицензии, в том числе пивом и непищевым алкоголем с содержанием спирта более 25%.

Понятно, что те, кто не будет вести журнал, нарушат законодательство и будут оштрафованы: юридические лица до 200 тысяч рублей, должностные — до 15 тысяч рублей. Стоит отметить, что контролирующие органы вправе привлечь нарушителей к ответственности во внесудебном порядке, то есть фактически прийти и потребовать штраф. Поэтому важно подготовиться и быть во всеоружии.

Как выглядит журнал сейчас?

Перед вами форма журнала, утвержденная приказом №153 ("О форме журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции и порядке его заполнения"). Это скриншот из программы "ДАЛИОН", то есть автоматически сформированный документ. Форма полностью соответствует приказу.

Почему вопрос о ведении учета алкоголя разбирается на примере программного продукта "ДАЛИОН"? Потому что в нем реализована алкогольная декларация, которая формируется полностью автоматически и не требует ручной корректировки. Кроме того, в "ДАЛИОНе" уже сейчас реализован и работает в соответствии с требованиями законодательства журнал учета алкоголя, который также формируется автоматически, по нажатию одной кнопки.

На что обратить внимание: в журнале появляются две части - поступления и расход:

• в части поступления есть графы, многие из которых обозначены невнятно. Например, «Наименование продукции» — имеется в виду поштучно или вида? И не совсем понятная графа «Итого за отчетный период».
• в расходной части есть графы «Содержание записи» (записи по хозяйственным операциям), «Вид наименования», «Емкость», «Количество тары» и «Итого расход за отчетный период».

Именно так, согласно действующему законодательству, выглядит журнал на данный момент.

С 1 января 2016 года - новая форма журнала

Уже сейчас, на стадии принятия решения о законе, есть новая форма журнала, которая выглядит совершенно по-другому. Документ находится на стадии оценки регулирующего воздействия: уже закончились публичные слушания, эксперты высказали свое мнение. Судя по ответам, которые давали разработчики этого документа, можно сделать вывод, что журналу быть.

Как объясняется новая форма журнала? На очередной пресс-конференции, посвященной этой теме, заместитель руководителя РАР Алексей Кружалин сказал: «В целях снижения нагрузки на бизнес и уменьшения издержек розничных магазинов, в настоящее время готовятся поправки в нормативное регулирования в части изменения формы журнала».

Посмотрим, как выглядит новый журнал:

Какие изменения произошли в новой редакции? Прежде всего, мы видим, что из 15 граф в журнале осталось всего восемь, а также нет части «Приход». С одной стороны, конечно, это облегчает жизнь. С другой стороны, появляется графа восемь — «Штриховой код (PDF 417)». То есть, чтобы ввести товар, необходимо зарегистрировать его поштучно и зафиксировать его двумерный код в журнале. Правда это поле не нужно заполнять при ведении журнала учета на бумажном носителе.

• Закон отменяет приказ №153 от 23 мая 2014 года (и приказ №372) и порядок ведения старого журнала. Этот нюанс четко оговорен в самом документе. 
• Журнал теперь охватывает розничные точки, торгующие не только пивом, но и напитками на основе сидра, пуарэ, междовухи.
• Его нужно вести ежедневно, данные о розничных продажах алкогольной продукции должны быть отражены в журнале не позднее, чем  через сутки.

Несмотря на то, что официальная цель приказа — упрощение формы журнала, понятно, что основным мотивом стало ускорение внедрения ЕГАИС.

Особенности ведения нового журнала:

• заполняется по месту ведения деятельности, то есть в каждом магазине;
• заполняется по факту осуществления розничной продажи тары (по чекам);
• при продаже в розлив сведения о продукции заносятся в журнал в момент вскрытия тары (однократно). Другими словами, при продаже в розлив, к примеру, пива мы заносим информация в журнал в момент вскрытия упаковки — кеги. Через какое-то время получится, что в чеки попадет вся кега;
• продукция, на которую оформили возврат, заносится в журнал повторно по факту продажи. То есть товар, который вернули, может фигурировать в журнале несколько раз;
• для продукции без акцизных марок и федеральных специальных марок восьмая графа остается пустой. Речь идет о некрепком алкоголе.

Ключевые отличия нового журнала от журнала по приказу №153

Давайте кратко обозначим, что именно изменилось в новой версии:

• нет части «Приход»;
• в части «Расход» отображается только розничная продажа;
• больше не нужно указывать количество тары, потому что для каждой единицы продукции делается отдельная запись;
• нет понятия «отчетный период» (раньше был квартал);
• нет понятия «срок хранения» (был пять лет);
• нет итоговых значений, то есть в журнал заносится только хронология продаж.

Как вести новый журнал? Три варианта

Первый вариант — в электронном виде с использованием программного обеспечения ЕГАИС (журнал формируется ЕГАИС в вашем личном кабинете). 

Предполагается, что если розничная точка подключена к ЕГАИС (установлен криптоключ, получена электронная цифровая подпись, на кассе стоит программное обеспечение, совместимое с ПО ЕГАИС), то информация об алкогольной продукции с АМ и ФСМ передается в ЕГАИС, и журнал, таким образом, формируется автоматически в личном кабинете. Пользоваться этой опцией можно уже сейчас.

Второй вариант — в печатном виде. Важно, что имеется в виду именно распечатанный на принтере документ. Информацию собирает специальное программное обеспечение, такое как товароучетная система "ДАЛИОН" и кассовое программное обеспечение, например Frontol.Торговля.

Схема формирования журнала

В качестве примера рассмотрим магазин с двумя кассами и более, в котором реализуется как крепкий алкоголь, так и пиво.

В этом случае вариант ведения журнала один — с использованием ЕГАИС. То есть так, как прописано в законопроекте. При продаже крепкого алкоголя считывается код PDF417, данные накапливаются и передаются через ПО ЕГАИС на сервер ЕГАИС, где и формируется отчет.

Однако в случае с некрепким алкоголем, на котором нет никакого специально идентификатора вроде марок, информацию по ЕГАИС передать невозможно. В такой ситуации необходима специальная программа, которая будет формировать отчет по такому алкоголю.

Получается, что часть данных мы сдаем через ЕГАИС, а часть — с помощью товароучетной программы. К ней подключается несколько касс, и она консолидирует всю информацию, выводя в итоге полностью готовый журнал.

Есть и второй вариант — без использования ЕГАИС — формирование журнала для двух касс полностью в товароучетной системе.

Магазин, в котором одна касса, может формировать журнал непосредственно в кассовой программе.

Это важно!

Если журнал планируется формировать без использования ЕГАИС, то потребуется специальное программное обеспечение. Мы уже подумали об этом и предлагаем готовый вариант ДАЛИОН + Frontol.