Подводные камни автоматизации производства: как избежать проблем и сделать всё правильно?

Автоматизация — это как капитальный ремонт: кажется, что после него жизнь станет легче, но если сделать что-то не так, можно получить кучу проблем и тратить силы на исправление ошибок. Производственные компании, которые решают внедрить систему автоматизации, сталкиваются с множеством нюансов, и далеко не всегда всё идёт гладко.

Чтобы автоматизация действительно принесла пользу, важно с самого начала выбрать правильный путь. Давайте разберёмся, какие ошибки встречаются чаще всего и как их избежать.

С какими запросами чаще всего обращаются компании?

Когда бизнес задумывается об автоматизации, его главная цель — упростить учёт и контроль за производством. Но задачи у всех разные. Чаще всего компании приходят с двумя вопросами:

1. Как выбрать и внедрить новую систему? Когда текущий учёт неудобен, ошибки накапливаются, а отчёты приходится вести вручную, становится понятно: пора переходить на что-то более продвинутое. Тогда компании ищут систему, которая будет учитывать их потребности.
2. Что делать, если уже внедрённая система не работает? Иногда бизнес уже использует систему автоматизации, но она не решает важные задачи или создаёт новые проблемы. В таком случае приходится разбираться, что именно не так, и дорабатывать её под нужды компании.

Так как систем и программных продуктов для автоматизации на рынке великое множество, для того чтобы принять правильное и взвешенное решение по выбору нужно знать нюансы каждого из этих программных продуктов. Однако подобное возможно только для специалистов, работающих с этими системами постоянно. Именно поэтому мы решили на примере наших клиентов показать, какие трудности возникают и какие варианты решений возможны.

Для чего вообще нужна автоматизация?

Всё просто: автоматизация должна сделать работу предприятия понятной, предсказуемой и эффективной. Она помогает:

• видеть реальные возможности производства и грамотно планировать сроки,
• распределять ресурсы и контролировать их использование,
• следить за выполнением заказов,
• оптимизировать способы изготовления продукции.

Системы автоматизации производства собирают всю доступную информацию и помогают ее грамотно проанализировать. Контроль и учет затрат на производство позволяют организации эффективно управлять своими ресурсами, снижать издержки и повышать общую эффективность производства. По сути, система автоматизации — это не просто удобный инструмент, а способ избежать хаоса и повысить прибыльность бизнеса. 

Что умеют системы автоматизации?

Существует несколько популярных систем для автоматизации производства: целая линейка продуктов 1С, ДАЛИОН и другие. Несмотря на разные названия, все они выполняют схожие функции:

• ведут сертификацию продукции,
• учитывают серийные номера товаров,
• помогают планировать производство,
• фиксируют выпуск готовой продукции и полуфабрикатов,
• рассчитывают себестоимость и учитывают затраты.

Если выбрать подходящую систему и грамотно её внедрить, можно навести порядок в учёте и избавиться от многих рутинных задач.

Что будет, если выбрать систему неправильно?

Выбор системы — это не просто покупка программы, а важное стратегическое решение. Если оно будет ошибочным, последствия могут быть неприятными:

1. Неожиданные расходы на доработку. Придётся доплачивать за функции, которые изначально не были предусмотрены.
2. Долгое внедрение. Если система не подходит, её придётся долго адаптировать под реальный бизнес.
3. Повышенные затраты на обслуживание. Из-за недоработок система может требовать постоянных вложений.

Поэтому прежде чем внедрять автоматизацию, важно тщательно разобраться в потребностях бизнеса.

Специфика бизнеса определяет, какая система действительно подойдёт. В пищевом производстве особенно важны такие нюансы, как учёт брутто/нетто, расчёт КБЖУ, контроль аллергенов и возможность автоматического выпуска продукции по факту продажи. В непищевом же чаще на первый план выходят сезонные пики, распределение трудозатрат и интеграции с сайтами и CRM-системами.

Кейс 1: гастроном с мини-производством и кофейней

Один из наших клиентов — гастроном на 300 м² с более чем 10 000 товарных позиций, несколькими кассами, зоной самообслуживания, собственной кухней и кофейней. Изначально автоматизация была выполнена другим интегратором на программном продукте 1С:Управление нашей фирмой. Вроде бы всё нужное было: товарный учёт, интеграция с ЕГАИС и Меркурием, даже модуль производства.

Но в реальности вскрылись серьёзные пробелы. Оказалось, что в спецификации 1С:УНФ отсутствовал важный для пищевого производства функционал:

• нельзя было учитывать брутто и нетто,
• не было автоматического выпуска продукции при продаже,
• отсутствовал расчёт пищевой ценности,
• не поддерживались печатные формы с указанием аллергенов.

Из-за этого невозможно было корректно считать себестоимость, не было правильного учета продукции, которая делается в момент продажи (например, кофе), не было информации по остаткам, регулярно возникал пересорт. Доработка системы стоила бы более 200 000 рублей и заняла не меньше месяца.

Неверный выбор системы автоматизации, не учитывающей всех особенностей производства, повлёк бы за собой трату времени и дополнительные расходы. Также нужно понимать, что все доработки увеличивают итоговую стоимость дальнейшего владения программным продуктом и вводят необходимость поддержки (либо силами сторонней компании, либо специалистами в штате).

Тем временем, выбор другого продукта для автоматизации мог бы избавить клиента от всех этих сложностей. Для пищевой розницы мы рекомендуем продукт собственной разработки ДАЛИОН: Тренд, в котором встроено всё необходимое — от автовыпуска на основании данных из кассы до автоматического расчёта КБЖУ. Вот некоторые преимущества, важные для пищевого производства:

• соблюдение точной рецептуры и технологии приготовления,
• учёт аналогов,
• калькуляция себестоимости готовой продукции,
• учет готовой продукции по факту ее продажи,
• контроль потерь, излишков и недостачи продукции.

По итогу, клиент решил поменять программный продукт на ДАЛИОН:Тренд. Стоимость этого решения не превышала стоимости необходимых доработок, но закрывала всю боль клиента и снимала дополнительные затраты на обслуживание и поддержку. 

Как не ошибиться при выборе системы. Этап обследования

Прежде чем устанавливать систему автоматизации, нужно провести обследование. Это поможет понять, какая именно система подойдёт, и избежать неприятных сюрпризов.

Что включает в себя этот этап?

• Анализ текущего программного обеспечения — какие системы уже есть, чем они удобны или неудобны.
• Интервью с сотрудниками — какие задачи они выполняют, какие проблемы встречаются в их работе.
• Описание бизнес-процессов — как сейчас работают ключевые механизмы компании и как они должны работать после автоматизации.

Без этого этапа внедрение превращается в игру в угадайку: вдруг подойдёт, а вдруг нет.

Кейс 2: фейерверки и сезонные перегрузки

Другой клиент — компания, занимающаяся оптовой и розничной продажей фейерверков. На первый взгляд, под их задачи подходила почти любая система, в том числе «МойСклад». Чтобы не ошибиться, мы начали с обследования.

В ходе него выяснилось:

• нужно вести дополнительный учёт сдельной оплаты труда сотрудников, которые собирают и устанавливают салюты,
• важно уметь грамотно распределять нагрузку в пиковые сезоны (Новый год, свадебный сезон и др.), 
• большая часть заказов шла с сайта, требовалась интеграция с CRM.

По итогу данного обследования клиенту было предложено моделирование процессов на базе программного продукта 1С:Управление нашей фирмой. (1С:УНФ)— с подробным учётом всех подрядных работ, контролем операций и расчётов. Это позволило заранее увидеть, как будет работать система, и избежать проблем уже на этапе запуска.

Зачем необходим этап моделирования?

Почему после обследования мы сразу не приступаем к внедрению, а проводим моделирование? Дело в том, что моделирование является вторым важнейшим этапом для достижения максимально полезного результата от внедрения.

На этапе моделирования мы настраиваем зафиксированные при обследовании бизнес-процессы Заказчика на демо-базе, что помогает заранее увидеть, как будет работать система, какие могут быть подводные камни и что нужно доработать. В результате:

• появляется чёткое понимание будущей работы,
• ошибки выявляются до внедрения,
• доработки делаются заранее, а не в экстренном порядке.

Автоматизация — это не просто покупка программы, а серьёзный процесс, который требует подготовки. Это работа с конкретными процессами бизнеса. Если не учитывать специфику (пищевая отрасль, сезонность, распределение задач), можно сильно проиграть.

Обследование и моделирование — не формальности, а необходимость. Если внедрять систему без обследования и моделирования, велик риск столкнуться с финансовыми и временными потерями. Гораздо проще сразу выбрать правильную систему и внедрить её без лишних доработок, чем потом заново перестраивать учёт и тратить деньги на исправление ошибок.

Как СофтБаланс может помочь?

Компания СофтБаланс сопровождает бизнес на всех этапах автоматизации: от выбора системы (обследования и моделирования), её внедрения и до сопровождения после. Если что-то пойдёт не так, специалисты будут на связи и помогут решить любые проблемы.

Автоматизация — это мощный инструмент для развития бизнеса. Главное — подойти к нему с умом, и тогда он действительно принесёт пользу.