Маркировка на зарубежном складе: как автоматизировать процессы и избежать ошибок

Тема маркировки остаётся одной из самых чувствительных для бизнеса из-за постоянных изменений законодательства и высокой цены ошибок. Не менее сложным является вопрос маркировки на зарубежных складах. В этой статье мы подробно разобрали требования и подходы к организации маркировки за рубежом, программные решения и реальные кейсы внедрения.

Основная задача маркировки — выстроить процесс так, чтобы минимизировать ручной труд, снизить риск нарушений и ускорить операции на складе и производстве.

Обязательные условия для работы с маркировкой

Для начала работы с маркированной продукцией необходимо выполнить несколько требований:

1. оформить электронно-цифровую подпись (ЭЦП/УКЭП); 
2. зарегистрироваться в системе «Честный знак»; 
3. подключиться к системе GS1; 
4. настроить электронный документооборот (ЭДО).

Без выполнения этих шагов работа с маркировкой невозможна.

Роль автоматизации в процессах маркировки

Автоматизация позволяет значительно упростить работу с маркированной продукцией. Решения, разработанные «Клеверенс», используются на терминалах сбора данных (ТСД — мобильные устройства для сканирования и учёта товаров), смартфонах и планшетах.

С их помощью автоматизируются следующие операции:

• приёмка товаров; 
• маркировка; 
• агрегация; 
• отгрузка и перемещение продукции.

Это снижает влияние человеческого фактора и ускоряет выполнение задач.

Работа с кодами DataMatrix

Ключевой элемент маркировки — код DataMatrix. Это двумерный код, содержащий информацию о товаре.

При отгрузке между компаниями необходимо:

• отсканировать код; 
• зафиксировать его в системе; 
• передать данные в электронный универсальный передаточный документ (УПД).

На практике сотрудник сканирует товар с помощью ТСД, после чего информация автоматически передаётся в учётную систему.

Агрегация товаров

Чаще всего на производствах — как зарубежных, так и российских — автоматизируют операцию агрегации. Агрегация — это объединение товаров в группы (например, в транспортные короба или паллеты).

Процесс выглядит так:

• сканируются коды отдельных товаров в потребительской упаковке;
• они укладываются в палетту или короб;
• затем с помощью ТСД сканируется код транспортной упаковки; 
• ТСД фиксирует, какие товары находятся внутри, и отправляет эти данные либо в товароучетную систему, либо в «Честный знак».

В результате формируется структура вложенности. Это позволяет работать не с каждой единицей товара отдельно, а с группами, что значительно ускоряет операции.

Печать дубликатов кодов

При работе с маркетплейсами часто требуется печать дубликатов кодов маркировки. Это ещё одна востребованная операция в линейке программных продуктов «Клеверенс».

Суть процесса:

• с помощью ТСД сканируется код товара с первичной упаковки;
• система формирует и печатает дубликат; 
• новая этикетка с дубликатом кода наносится на внешнюю упаковку товара.

Разделение процессов: зарубежный и российский контуры

Любой импортер сталкивается с двумя задачами: маркировка за рубежом и работа с этим привезенным маркированным товаром на российском складе. Практика показывает, что процессы за рубежом и в России лучше разделять, так как это два разных контура с отличающимся набором задач:

• за рубежом используется решение «Фабрика 15» — оно позволяет заказывать коды, печатать их, вводить товары в оборот, выполнять агрегацию и отрузку на таможню;
• в России применяется «Склад 15» — для складских операций (приёмка, хранение, операции с ячейкам, перемещение между складами, инвентаризация, отгрузка).

У ПО «Фабрика 15» есть ключевое отличие — прямой обмен с системой «Честный знак». При этом «Фабрика 15» может работать автономно. Серверная часть с электронной подписью находится в России (позволяя проводить все необходимые операции), а мобильные устройства работают за рубежом. Несмотря на ограничения сети система продолжает корректно функционировать и обмениваться данными.

Основные сценарии маркировки за рубежом

1. Маркировка через таможенного брокера
   
   Производится прямо на таможенном складе в России. Используется, если невозможно нанести коды на производстве или складе отправителя.
   
   Недостатки: двойная работа (упаковка → вскрытие → маркировка → повторная упаковка); увеличение затрат и сроков. 
   
   Этот способ маркировки наименее распостранен.


2. Маркировка на зарубежном производстве (основной вариант)
   
   Возможны три способа заказа и передачи кодов маркировки на производство:
   
   а) в виде PDF-файлов;
   б) через API (интерфейс для автоматического обмена данными между системами) в учетную систему из своего личного кабинета «Честного знака»;
   в) через ограниченный доступ в свой ЛК «Честного знака».
   
   После нанесения кодов выполняется агрегация, и товар отправляется на таможню.
   
   Такой способ маркировки является наиболее распостраненным.

Реальные кейсы внедрения: опыт «СофтБаланс»

Кейс 1. Маркировка на производстве автохимии в Китае

Клиент является производителем и импортёром автохимии и смазочных материалов, с производствами в Китае. Обратился с задачей организовать процесс маркировки товара на зарубежных складах в Китае.

Проблемы, с которыми мы столкнулись:

• языковой барьер;
• перебои с интернетом на фабриках в Китае.

Решение:

• Там, где нет возможности использовать бесперебойный интернет, клиент работает на решении «Клеверенс» Mobile SMARTS: Склад 15. Собирает с помощью ТСД коды маркировки и передает их в документ Отчёт о нанесении.
• Для складов клиента, где есть доступ к бесперебойному интернету, специалистами «СофтБаланс» было разработано автоматизированное рабочее место (АРМ). Оно встроено в 1С:Управление торговлей 11. В нем формируется документ Маркировка товаров ИСМП со статусом Отчет о нанесении. Этот документ заполняется кодами маркировки, которые были напечатаны из АРМ или в типографии. Далее из 1С:УТ 11 клиент передает в «Честный знак» этот документ со статусом Ввод в оборот. На этом процесс завершается.
• На месте, где производится работа, высокий объем отгрузок, поэтому для увеличения скорости работы решение Mobile SMARTS: Склад 15 было усилено этим АРМом. Плюс специалисты «СофтБаланс» локализовали его на английский язык для работы в Китае.

Кейс 2. Маркировка на производстве сигнальных жилетов

Клиент занимается импортом сигнальных жилетов из Китая. Обратился с задачей организовать процесс маркировки на зарубежном производстве.

Проблемы, с которыми мы столкнулись:

• Клиент не готов давать доступ в свой личный кабинет «Честный знак» и свою учетную систему. 
• Агрегацию необходимо делать на производстве, так как реализация производится только упаковками.

Решение:

• Коды маркировки клиент заказывает сам в своей учетной системе, далее передаёт их в Китай. 
• На фабрике в Китае на производственной линии помимо товарной этикетки наносятся коды маркировки.
• Выполняется операция Агрегации с использованием терминала сбора данных и ПО «Клеверенс». Клиент сканирует коды маркировки, в момент сканирования происходит верификация кодов, т.е. если, например, код не читается, это сразу видно. Плюс с помощью программного обеспечения клиент сразу получает данные о том, что и куда агрегировано. 
• Далее из Mobile SMARTS данные об агрегации передаются в 1С, а затем из 1С в «Честный знак» передается документ Отчёт о нанесении. На этом процесс завершается.

Типичные проблемы и их решения: 

Проблема 1. Языковой барьер
Решение: локализация интерфейса и обучение через видеоинструкции.

Проблема 2. Нестабильный интернет
Решение: использование ТСД с возможностью работы офлайн и последующей передачей данных.

Проблема 3. Ошибки при нанесении кодов
Решение: система автоматически проверяет корректность кодов при сканировании.

Проблема 4. Сложности интеграции
Решение: передача данных в 1С (учётная система), где формируются документы и отправляются в «Честный знак».

Практическая рекомендация

Мы рекомендуем приобрести, настроить и протестировать торговое оборудование в России, а потом уже отправить на зарубежный склад. Это позволяет избежать проблем с прошивками и несовместимостью устройств, так как разработчики программного обеспечения тестируют работу на прошивках ТСД, предназначенных для РФ. И на практике есть множество случаев, когда на китайских прошивках функционал работает некорректно.

Автоматизация маркировки на зарубежных складах — это необходимое условие для стабильной работы бизнеса. Грамотно выстроенные процессы позволяют:

• снизить количество ошибок; 
• ускорить операции; 
• соответствовать требованиям законодательства; 
• уменьшить затраты.

Комплексный подход, включающий выбор оборудования, программных решений и сопровождение, обеспечивает устойчивую и эффективную работу с маркированной продукцией.

В заключение хотелось бы сказать, что специалисты «СофтБаланс» имеют широкий опыт в сфере работы с маркировкой и реализации проектов по автоматизации. Вы всегда можете обратиться к нам за помощью при возникновении потребности. Мы предлагаем:

• Торговое оборудование для работы с маркировкой;
• Внедрение программных продуктов на базе 1С и «Клеверенс»;
• Автоматизацию бизнес-процессов в сфере маркировки на производстве, складе, в розничной торговле;
• Реализацию проектов «под ключ»;
• Абонементное сопровождении.

Обращайтесь в «СофтБаланс», и мы подбрем для вас индивидуальное решение, исходя из ваших нужд.