Контрольные точки в учете ресторана

Управление ресторанным бизнесом всегда основывается на данных. Часть таких данных предоставляет, как правило, та система автоматизации, которая используется в ресторане. Остальное, а иногда и самое главное, владелец или управляющий получает из других источников или их взаимосвязи между собой. Атмосфера в коллективе, стабильность работы кухни и поваров, активность конкурентов, попадание концепции в место и в аудиторию – это чаще «ощущение», «чуйка», «опыт», которые только со временем подтверждаются цифрами и результатами. Поэтому очень важно, чтобы менеджер ресторана понимал те данные, которые ему показывает программа, знал, как на них могут влиять сотрудники, их ошибки или намеренные действия. Мог связать цифры из разных источников, сравнить и найти в них расхождения или наоборот, тенденции и тренды. А к этим данным добавить свой опыт и свою интуицию и только после этого делать выводы и принимать решения. Сегодня мы поговорим о подводных камнях систем автоматизации в расчете себестоимости и о том, к каким ошибочным выводам они могут привести.

Расчет себестоимость и прибыли

Самым частым вопросом, о котором спорят автоматизаторы доказывая, что их система самая лучшая, является вопрос расчета себестоимости блюд (food-cost) и, как следствие - прибыли ресторана. Тут появляются такие слова, как партионный учет, средневзвешенная себестоимость, работа с минусами и автоматические доприходывания. И все это разработчики придумывают, чтобы заполнить ошибки ваших сотрудников с проработкой блюд, точностью исполнения технологических карт и своевременностью ввода информации о закупке товаров для кухни.

Любая программа учета для ресторана расчетным методом определяет себестоимость приготовленных блюд по технико-технологическим картам (ТТК). Блюдо продали через систему – автоматически списали те позиции, которые входят в карту данного блюда и именно в том количестве, которое в ней указано. По какой цене списали? Вот ту и начинаются вопросы и варианты.

Партионный учет

Самый математически точный метод расчета себестоимости – использовать информацию о фактической закупочной стоимости той партии товара, которая использовалась при приготовлении. Но как узнать, какую партию сегодня взял повар? Ту, у которой срок годности заканчивается или которая выглядит лучше? Вряд ли он будет раскладывать продукты в кладовой в том порядке, в котором они приходили от поставщика – свежие партии подальше, старые – поближе, чтобы потом в работу первыми брать те партии, которые приходили раньше всего. Но система считает, что он будет делать именно так и называет такой метод учета себестоимости – «списание по партиями по ФИФО» (от английского First In Fist Out – первая пришла, первая ушла). Если закупочная цена часто меняется, то и себестоимость при таком методе расчета будет меняться вслед за изменением цены каждой новой партии, отражая фактическую картину закупок.

Чем точнее метод, тем проще его сломать и тем чувствительнее он к ошибкам ввода данных. Если при партионном учете мы решим что-то поменять в документах «задним числом», то нам нужно будет заново пересчитать всю цепочку документов от этого изменения. Или быть готовым к тому, что система просто не даст вам ничего изменять в прошлом, все корректировки будут возможны только в текущем времени.

Учет по среднему

Усреднение себестоимости товаров, хранящихся в кладовых – частый способ упрощения учета. Посчитали общую стоимость всех закупленных партий данного товара и разделили ее на количество товара, получили среднюю стоимость единицы товара. Поставщик привез новую партию по новой цене? Добавили ее стоимость к общей и разделили на новое количество с учетом привезенного товара. Такое постоянное усреднение позволяет проще относится к порядку заведения документов, потому что из школы мы помним, что от перестановки мест слагаемых их сумма не изменяется. В реальности все сложнее, но суть именно такая.

В этом случае пока вы не продали весь товарный запас или не привезли новый по новой цене себестоимость всех блюд, приготовленных из них, будет одинакова. А если в идеальном случае использовать весь товарный запас до нуля и только потом закупать новый, то прибыль, посчитанная при партионном методе учета и по среднему будет совпадать. Но таких идеальных случаев, к сожалению, не бывает.

Отрицательные остатки и их влияние на отчеты программы

Кухня приготовила блюда по заказам гостей. Программа посчитала плановый расход ингредиентов по ТТК и списала их с остатков. Но если на остатках в программе не было такого количества товаров, что делать программе? Тут каждая система ведет себя по-разному. Самые строгие и точные запрещают списание в минус и требуют от вас вначале разобраться в причинах, доприходывать товар и только после этого рассчитывать себестоимость. Самые «продвинутые», например iiko, доприходуют товар за вас и только потом предложат разобраться, откуда появился излишек и какая у него должна быть закупочная стоимость. Некоторые программы для определения себестоимости просто возьмут последнюю закупочную цену из карточки товара. Какой вариант самый правильный и удобный решать только вам.

С точки зрения управления кухней важнее отслеживать сам факт появления отрицательных остатков, а главное – причины их появления. Условно их можно разделить на две большие группы – неправильно списали и неправильно оприходывали.

Причиной неправильного списания или учета расхода чаще всего являются ошибки в ТТК, их неточное исполнение поварами, отсутствие сезонных проработок и контроля. Ошибки списания могут быть как в большую, так и в меньшую сторону, и если вам показали «минусы», но не показали «плюсы», то возможно, они про них просто не знают. «Плюсы» - это когда товар числится на остатках, но по факту его нет. «Минусы» - товар есть, а он не числится. А если товар не числится по данным программы, то он как бы и не чей, и у него сразу находятся ушлые владельцы среди ваших сотрудников.

Неправильное оприходывание может быть вызвано задержками в заведении данных о закупке товара в систему или ошибками при таком заведении. Пересортица – комбинация ошибок оприходывания и списания. Оприходывали одно, а списали по ТТК другое, например, из-за замены товара на аналог.

По факту у вас получается, что товар есть в наличии и используется на кухне, но отсутствует по данным программы. В результате программа или перестает считать себестоимость совсем или начинает ее «придумывать», а вместе с придуманной себестоимостью появляется и придуманная прибыль. Как избежать такой ситуации?

Метод контрольных точек

Не важно, какую программу учета вы используете в ресторане, важно, как внимательно вы с ней работаете и как она связана с другими факторами бизнеса. Задача управляющего и владельца уметь выявлять проблемы в учете и правильно на них реагировать. Можно месяц не заносить приходы и не учитывать продажи, выпуски полуфабрикатов и списания, а по итогам месяца сделать внезапную и качественную инвентаризацию и получить точный финансовый результат работы заведения.  Можно делать еженедельные и даже ежедневные выборочные инвентаризации и тоже держать ситуацию под контролем. Можно следить за закупками и динамикой остатков, контролировать денежный поток и число посетителей и по его состоянию оперативно отслеживать и пресекать «наработки» кухни и манипуляции контактного персонала. Главный принцип – у вас должно быть много независимых контрольных точек, связанных между собой в одну систему.

Научить формировать такие контрольные точки вам может помочь та компания или те специалисты, которые «ставят учет» в вашем ресторане. Вы просто должны задавать им правильные вопросы – что будет, если не внести данные в их систему, внести неправильные данные, исправить их, как найти такие исправления. Если у них нет ответа на такие вопросы, то выбирайте другую компанию-интегратора.

Еще одним хорошим примером управления по контрольным точкам может быть работа в нескольких системах учета одновременно. Вы можете в iiko вести фронт-офис и продажи, а производство и себестоимость считать в 1С. А лучше, когда функции таких систем немного пересекаются между собой, чтобы двойным учетом выявить расхождения и злоупотребления. Закупки заносим в iiko, а взаиморасчеты с поставщиками и платежный календарь – в 1С.  В этом случае у вас будут две независимых системы, расхождения данных в которых сразу покажут узкие места и проблемы в ведении учета. Понятно, что для внедрения и обучения работе в таком комплексе вам понадобятся специалисты, которые одинаково хорошо разбираются и в iiko и в 1С. Наша компания как раз и относится к таким. Обращайтесь – мы покажем и расскажем о всех узких местах и научим строить такие системы управления, контрольные точки в которых будут понятны и очевидны.