Как выбрать систему автоматизации?

«Автоматизировать или не автоматизировать?..» - на этот вопрос отвечают положительно большинство компаний и предприятий, работающих в самых разных отраслях бизнеса. Остается определиться:

Как выбрать систему автоматизации?

Да так, чтобы она сделала работу максимально эффективной? Чтобы интерфейс системы был предельно понятен, а затраты на внедрение были оптимальными? Мы собрали ряд рекомендаций, которые помогут выбрать верный путь в данном направлении. Правильный выбор позволит избежать целого ряда претензий к специалистам, работающим над внедрением, а затем и к самой системе. А значит, сэкономить рабочее время и, в конечном итоге, сохранить средства и увеличить прибыль.

Какое предприятие выигрывает от автоматизации?

Любое! Независимо от его размера, рода деятельности, четкости бизнес-процессов и их структуры. Положительный эффект от внедрения отмечают руководители всех автоматизированных компаний, заводов, магазинов, ресторанов, кафе, складов и т.д. Часто именно автоматизация становится катализатором дальнейшего развития предприятия, поскольку в новых условиях оказываются очевидны процессы, которые нужно реорганизовать или оптимизировать.

Фактор гибкости

Важно, чтобы система автоматизации могла расти и меняться вместе с компанией (магазином, рестораном), постепенно расширяясь и совершенствуя функционал. Ведь выбирается она не на год, а на достаточно долгий срок. Разумеется, для поддержания ее работы необходимы специалисты, которые будут воплощать в жизнь желаемые перемены. Но их услуги окупятся быстро и многократно, поскольку общая эффективность работы предприятия значительно повысится, как и его доходы.

Кому доверить?

Немаловажным условием является профессионализм компании, которая выполняет внедрение системы автоматизации. Как его оценить? Самый простой и надежный способ – изучить портфолио и перечень клиентов, чья работа уже автоматизирована специалистами поставщика IT-услуг. Если в активе компании – множество примеров успешных внедрений в самых разных отраслях, сертификаты и лицензии, а в числе клиентов - солидные и известные заказчики, которые могут дать положительный отзыв о проведенном внедрении, то можно быть уверенным в качестве предоставляемых услуг. И такой компании можно без сомнений доверить важный вопрос автоматизации любого предприятия!

Найти «свою» систему

Чтобы система принесла ожидаемый эффект, она должна соответствовать компании или организации, возможностям и степени развития бизнеса.

Пример неудачной автоматизации: маленькое кафе приобретает дорогостоящую систему, предназначенную для крупных заводов или торговых сетей. Это заведомо и даром выброшенные деньги, поскольку весь мощный функционал такой системы и на половину не будет задействован в небольшом заведении или фирме.

Ключевые параметры, которые необходимо определить перед выбором системы:

• что конкретно должна делать ваша система автоматизации,
• какие средства вы готовы потратить на ее приобретение,
• сроки окупаемости системы,
• надежность и безопасность,
• авторитет и опыт компании, которой планируется поручить внедрение,
• качество сервиса по сопровождению работы системы после установки,
• возможности масштабирования (доработка системы с учетом роста и развития предприятия),
• ускорение информационных потоков

Выбирая программный продукт для организации учета на предприятии, обратите внимание на:

• возможность выгрузки в «1С: Бухгалтерия» и использование данных из типовых конфигураций «1С»,
• возможность переноса данных из прошлых систем,
• ведение полной истории работы с документами,
• учтены ли в системе учета особенности вашей отрасли,
• интегрируется ли конфигурация с другими системами управления,
• сдается ли готовая система «под ключ»,
• безопасность системы.

А теперь к практике!

Представим, что выбирается система автоматизации для ресторана.

Владелец и руководство должны ответить на следующие вопросы:

1. Какой тип учета будет вестись в ресторане (учет продаж или полный товарно-складской учет).
2. Будет ли организована дисконтная система.
3. Какие отчеты и аналитика потребуются.
4. Каковы требования к фронт-офису (функциональность, удобство интерфейса).
5. Какое торговое оборудование должно быть подключено.
6. На какой операционной системе будет работать программа.
7. Нужен ли модуль, отвечающий за работу с персоналом (учет рабочего времени, расчет заработной платы).
8. Какие еще возможности системы вы хотели бы видеть реализованными.

На пути к совершенной системе

В чем преимущество систем автоматизации, разработанных на базе общепринятых технологий?

К примеру, программные продукты на платформе «1С» широко распространены, и это неслучайно. Конфигуратор «1С» дает возможность разработчикам развивать и «достраивать» систему под нужды конкретного заказчика. Программные решения, созданные на «1С», хорошо интегрируются с другими программными продуктами, а также поддерживают стандартные современные протоколы.

Приняв решение об автоматизации, можно выбрать два пути.

Первый. Приобрести типовые решения, которые уже предлагаются на рынке автоматизации.

Однако опыт показывает, что каждое предприятие или организация возлагает на систему различные функции, учитывающие специфику ведения бизнеса (ресторанный бизнес, производство, торговля, склады, аптеки и т.д.).

Второй. Поэтому многие выбирают другой путь – приобретение и установку систем автоматизации, созданных и доработанных для предприятий конкретного типа. Компании - системные интеграторы, такие как ГК «СофтБаланс», специализируются на разработке программных продуктов на платформе «1С». Давно и прочно заняли свое место на рынке их программные решения ДАЛИОН (автоматизация розницы), «Трактиръ» (автоматизация общепита), «ДАЛИОН: Автосервис» (автоматизация автобизнеса).

И еще несколько факторов успеха автоматизации

Четко поставленные цели автоматизации – это важная часть успеха. Но не менее значительным является внимание, которое будет уделяться внедрению со стороны руководства автоматизируемого предприятия. Чтобы проект был реализован успешно, к этому вопросу следует отнестись с максимальной ответственностью. Только тогда дорогостоящая система после установки будет работать в полную силу и с максимально отдачей.

Обучение сотрудников работе с системой – еще один важный фактор, который должен учитываться на этапе внедрения. Каждый человек, который будет взаимодействовать с системой, должен конкретно знать, как программа решает те или иные его задачи, а также что нужно сделать, чтобы работы работа была выполнена качественно и оперативно.

В этом случае система автоматизации станет не просто показателем престижа компании, а ее «кровеносной системой» - работающим механизмом, приносящим прибыль и повышающим эффективность работы.