Чек-лист подготовки ресторана к работе с ЕГАИС

Неумолимо приближается 1 января 2016 года. Дата несет нам не только приятные хлопоты по поводу всеми любимого праздника, но и дополнительную работу, связанную с изменениями законодательства в алкогольной сфере: с Нового года все предприятия, торгующие алкоголем, обязаны подключиться к системе ЕГАИС для подтверждения факта закупки алкогольной продукции у поставщика и начать вести Журнал учета объема розничной продажи алкогольной продукции.
Мы со своей стороны решили, что не лишним будет напомнить вам, какие действия нужно предпринять, чтобы вы были готовы к уверенной работе в новом году.

Для подключения к ЕГАИС вам до 1 января нужно:

Для каждой точки реализации, имеющей уникальный КПП, необходимо:

1. Приобрести ключ JaCarta PKI/ГОСТ SE. Лучше купить сразу два ключа, т.к. стоимость самих ключей не высока, а запасной ключ позволит избежать необходимости экстренно его восстанавливать в случае потери или выхода из строя основного ключа.
   
2. Получить у аккредитованных центров квалифицированную электронную подпись (КЭП) для ЕГАИС.
   
3. Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте www.egais.ru
   
4. Получить сертификат RSA на сайте egais.ru
   
5. Скачать с сайта www.egais.ru и установить Универсальный транспортный модуль (УТМ) на компьютер, установленный на объекте реализации алкогольной продукции и имеющем доступ к сети Интернет.
   

Выполнение этих пунктов позволит вам технически подключаться к ЕГАИС, но еще не позволит с ним работать, т.к. взаимодействие с системой осуществляется через обмен пакетами информации. С точки зрения ЕГАИС подготовка таких пакетов и их обработка - задача клиента, т.е. ваша. Удобно, когда такой обмен пакетами умеет осуществлять ваша товароучетная система, например в «Трактиръ» это можно делать, начиная с конца ноября. А после Нового Года мы проведем семинар, на котором расскажем о всех тонкостях работы с ЕГАИС в ресторанах.   Важно проверить, умеет ли ваша система обмениваться данными с ЕГАИС. Обратитесь к разработчикам системы или к компании, которая вам ее устанавливала. Скорее всего, вашу программу придется обновить. Помните, что у ряда разработчиков популярных программ автоматизации для ресторанов, поддержка функции обмена данными с ЕГАИС является платным сервисом, который поддерживается не для всех версий программы. Для тех, у кого не используется система автоматизации, или она давно не обновлялась, или для тех, кто планирует вести работу с ЕГАИС параллельно с товароучетной системой, на рынке существует множество программ, которые осуществляют такой обмен. Их выбор, приобретение и настройка тоже является важным этапом подготовки ресторана к работе с ЕГАИС.

При выборе такой системы мы рекомендуем вам обратить внимание на следующие моменты:

1. Ваша программа должна уметь загружать товарно-транспортные накладные от поставщика из системы ЕГАИС и давать возможность подтверждать их корректность.
2. В случае отклонений загруженных накладных от фактической поставки алкоголя по количеству или ассортименту система должна позволять формировать «Акты расхождения» или полностью отклонять полученные через ЕГАИС накладные.
3. Система должна поддерживать операции возврата алкогольной продукции через ЕГАИС, независимо от того, когда вы ее купили. Эта операция обычно реализовывается через механизм обратной продажи алкогольной продукции ее поставщику.
4. Если у вас организация с несколькими КПП (сетевой ресторан), то программа должна иметь возможность оформлять через ЕГАИС перемещение алкоголя между КПП. Эта операция также реализуется через документы купли-продажи алкогольной продукции.
5. Если вы планируете совмещать учет алкоголя в ЕГАИС и в товароучетной системе, то программа должна уметь сопоставлять номенклатуру из ЕГАИС с алкоголем по управленческому или бухгалтерскому учету. Важно помнить, что алкогольные справочники в ЕГАИС построены по другому принципу и не имеют кодировки, связанной с кодами EAN. Отсутствие сквозного учета алкоголя в ЕГАИС и в управленческом учете неминуемо рано или поздно приведет к расхождениям и к ошибкам, которые могут повлиять на корректность отчетности перед ФСРАР.
6. Документы, оформленные в ЕГАИС должны быть «привязаны» к документам по управленческому учету. Отсутствие сквозного учета алкоголя в ЕГАИС и в управленческом учете неминуемо рано или поздно приведет к расхождениям и к ошибкам, которые могут повлиять на корректность отчетности перед ФСРАР
7. Система должна поддерживать режим ввода начальных остатков по алкогольной продукции. Этот режим работы не так важен для подтверждения факта закупки алкоголя, но без такого режима будет не возможна корректная работа с регистрацией в ЕГАИС продаж алкоголя, которую рано или поздно введут и для ресторанов.
8. Журнала учета объема розничной продажи алкогольной продукции ведется в разрезе объема потребительской тары. Ваша товароучетная система должна поддерживать такой режим работы.

Также хотим акцентировать внимание на сроки обновления или приобретения ваших товароучетных систем. Как показывает практика, подключение к ЕГАИС и настройка всех компонентов системы, обновление программы и обучение ключевых сотрудников, ответственных за учет алкогольной продукции, занимает несколько часов. Сейчас службы поддержки организаций, занимающихся установкой и обслуживанием ПО для обеспечения взаимодействия с ЕГАИС, работают в режимах пиковой нагрузки. Рекомендуем вам позвонить заранее поставщикам, которым вы доверяете обслуживание своей системы, чтобы вместе с ними спланировать работы заранее.