Чек лист по подготовке магазина к маркировке молока

С 1 сентября 2022 года принимать от поставщиков и продавать через кассу молочную продукцию можно только по правилам работы с маркированными товарами. Штрафы за нарушение этих правил очень большие, а требования – разнообразные и не всегда однозначные. Если магазин не будет их выполнять, то «подставит» не только себя, но и своего поставщика, а значит нарушит партнерские отношения и может вообще лишиться возможности торговать молоком, творогом, сметаной, маслом, сыром и даже мороженным. Всем тем, зачем к нему ежедневно ходят клиенты. Поэтому мы собрали в одном месте список того, что нужно проверить и выполнить, чтобы без нарушений торговать маркированным молоком.

Как закупать молочную продукцию после 1 сентября 2022 года

Начнем с поставки молочной продукции к вам в магазин после 1 сентября 2022 года. Такая поставка по новым правилам возможна только через систему электронного документооборота. Это означает, что вам необходимо:

1. Проверить, что у вас есть действующий ключ электронной подписи на ту компанию, от имени которой вы закупаете продукцию у ваших поставщиков. Если такого ключа нет, то его нужно приобрести. Как это сделать мы подробно расписывали в нашей статье «Как получить электронную подпись»

2. Выбрать оператора электронного документооборота, через которого вы с поставщиком будете обмениваться документами. Для выбора есть два основных фактора – популярность оператора ЭДО и возможность работы с ним у ваших основных поставщиков. Эти пункты связаны между собой – если у вас с поставщиком одинаковые операторы, то вам не придется дополнительно настраивать роуминг между ними. Но так как у вас много поставщиков, то скорее всего у них будут разные операторы, а значит среди них нужно выбрать такого, который «дружит» со всеми. Поэтому в этом вопросе цена не всегда является главным фактором, важно убедится, что ВСЕ ваши поставщики смогут отправить вам документы через выбранного вами оператора. Затрудняетесь с выбором – обращайтесь к нам, подберем вместе.

3. Обменяться с вашими поставщиками приглашениями на обмен данными через операторов ЭДО. Заключить соглашения о роуминге с теми из них, где это необходимо. Если у вас с поставщиком один оператор ЭДО, то такая процедура займет несколько минут, если разные, то оформление роуминга может занять несколько дней. Имейте это ввиду, займитесь оформлением заранее.

4. Разрешить вашему оператору ЭДО передавать данные о маркированных товарах оператору маркировки. Это отдельный пункт в договоре с провайдером ЭДО. Обратите внимание, что сама передача кодов как правило бесплатна и входит в базовые тарифы, но операторы предлагают дополнительные услуги, которые вам не всегда нужны. Внимательно изучайте договор и дважды подумайте, нужны ли вам предлагаемые оператором дополнительные услуги.

5. Проверить, что ваша компания зарегистрирована в системе «Честный ЗНАК» и у вас подключена товарная категория «Молочная продукция». Без этого вы не сможете торговать молоком после 1 сентября 2022 года. Просто войдите в свой личный кабинет на сайте «Честного ЗНАКА» и посмотрите на список открытых категорий. Если нет молока, то добавьте его, подписав своим УКЭП доп. соглашение с ЦРПТ прямо в личном кабинете.

6. Договоритесь с любым поставщиком, чтобы вам отправили один-два документа по ЭДО заранее, до 1 сентября, чтобы убедится, что вы сможете их получить и подписать.

Важно понимать, что варианты работы с ЭДО никак со стороны Честного ЗНАКА не фиксированы. Вы можете настроить работу с ЭДО из своей 1С, а можете просто подписывать документы в интерфейсе оператора или воспользоваться какой-либо бесплатной программой. И оператору, и поставщику важно, чтобы отправленный ими документ был подписан со стороны магазины электронной подписью. Это никак не отменяет и не запрещает оформление бумажных сопроводительных документов, оплаты поставок за наличный расчет, возвратов и замены продукции.

Что будет, если магазин не подключил ЭДО к 1 сентября 2022?

Все понимают, что процесс перехода на новые правила работы займет время. Работа по ЭДО – новый процесс для 90% небольших розничных магазинов в нашей стране. И главным движущим фактором в этом переходе будут выступать, конечно, поставщики. Большинство из них применяют классическую основную систему налогообложения (ОСН) с отчетностью по НДС. Поэтому для них важно, чтобы те данные, которые они подают в ФНС для возмещения налогов совпадали с данными других контролирующих органов. А каждый отгрузочный документ, не подписанный покупателем по ЭДО создает риски встречных проверок с огромными штрафами и личной ответственностью бухгалтера вашего поставщика.

Понятно, что какая та часть отгрузок по-прежнему останется в упрощенном виде, когда экспедитор выгрузил вам товар, а вы заплатили за него наличными из кассы. Но доля таких отгрузок будет сильно уменьшаться, как только поставщик заметит, насколько отличаются данные ФНС, Меркурия и Честного ЗНАКА по его предприятию.

Как продавать молочную продукцию после 1 сентября 2022 года

Перед началом продаж нужно, как и в работе с поставщиками убедиться, что у вас есть действующий УКЭП и ваша компания зарегистрирована в Честном ЗНАКЕ. Для продажи молочной продукции УКЭП нужен только на этапе регистрации в Личном Кабинете Честного ЗНАКА, все остальное будет происходит на кассе. Для этого потребуется:

1. Ваша касса должна уметь продавать маркированную продукцию – добавлять в кассовый чек код маркировки. Если в вашей кассе вставлен ФН, купленный после июня 2021 года, то проверьте, что касса обновлена и работает на ФФД 1.2

2. В вашем договоре с ОФД должен быть прописан дополнительный пункт, по которому ОФД имеет право передавать коды маркировки из кассовых чеков в Честный ЗНАК.

3. К кассе должен быть подключен двумерный сканер штрихкодов, который сможет сканировать коды маркировки и без преобразования отправлять их в кассовый чек.

Проверить всю цепочку можно выполнив продажу товара со сканированием кода и проверить в Личном Кабинете Честного ЗНАКА, что проданный товар успешно вывелся из оборота. Это покажет, что ваша касса готова к торговле маркированной молочной продукцией после 1 сентября 2022 года.

Что делать со списанием и возвратами поставщику

По правилам после 1 сентября 2022 года в системе маркировки нужно отражать ВСЕ операции по движению молочной продукции на предприятии, включая списания и возвраты товара от покупателей и поставщикам. В молоке не так много возвратов, но использование этой продукции во внутреннем производстве встречается достаточно часто. Такое молоко тоже нужно списывать. Сделать это можно через Личный Кабинет Честного ЗНАКА, создав новый документ «Списания» и указав количество товара и его GTIN. Можно ли этого не делать? Проверить вас, выполняете ли вы такое требование сейчас практически невозможно. Поэтому решение только за вами.

Как видим, проверить готовность к работе с молочной продукцией в рознице после 1 сентября 2022 года не сложно. Все эти пункты вы можете сделать самостоятельно и совершенно бесплатно. Если у вас возникают какие-то вопросы по маркировке молока - пишите нам, обязательно постараемся вам помочь.