Автоматизация бизнеса: выгода, польза, конкурентное преимущество

Будущее российского бизнеса, его успех и перспективы неразрывно связаны с автоматизацией бизнес-процессов: сегодня это уже не вызывает никаких сомнений. Эта необходимость – не дань моде (мол, у других есть и у меня должно быть), а важная составляющая ведения дел и учета организации любой отрасли. Доверив компьютерам и технологиям выполнение значительной части функций, вы не только обеспечите себя точными результатами, но и освободите свое время и ресурсы, которые часто дороже любых денег.

Новая система автоматизации призвана удовлетворять потребности клиентов, сотрудников, руководства, а также положительно влиять на общий имидж организации и корпоративную дисциплину.

Каковы же реальные плюсы автоматизации бизнес-процессов?

Для компании/предприятия в целом:

• увеличение скорости обработки информации,
• увеличение прозрачности бизнеса,
• повышение технологичности бизнеса,
• согласование действий персонала,
• контроль над объемами информации,
• автоматизация ручного труда,
• сокращение ошибок,
• контроль доступа и распределение прав пользователей,
• расширение клиентской базы,
• повышение лояльности клиентов,
• качественная отчетность,
• автоматическое пополнение товарных запасов.

Для руководителя:

• богатый материал для анализа бизнес-процессов,
• различные аналитические отчеты,
• мощный инструмент для управления бизнесом и принятия решений.

Руководство и администрация получают возможность совместить график динамики продаж с графиком внешних параметров (например, с экономической ситуацией в регионе или стране). Благодаря автоматизации бизнес-процессов можно легко понять, какая продукция находится в тренде, а какая не пользуется спросом. Исходя из этого, принимаются решения, как можно изменить или улучшить ассортимент.

Многие компании, особенно небольшие, проводят автоматизацию постепенно, начиная с отдельных участков бизнес-процессов. Как правило, в первую очередь автоматизируются бухгалтерский и налоговый учет, движение товаров, расчет заработной платы, кадровый учет.

Что еще нужно знать для успешного внедрения?

Перед началом автоматизации необходимо четко сформулировать набор требований к новой системе. Для этого рекомендуется определить:

• список бизнес-процессов, которые предстоит автоматизировать,
• информационные объекты, которые должны содержать система,
• алгоритмы действий системы,
• формируемые отчеты.

Как понять, какой именно процесс нужно автоматизировать в первую очередь?

Специалисты советуют руководителям предприятий/организаций проанализировать и понять, что конкретно их не устраивает в текущей работе. Ответы могут быть различными: оперативность, качество, стоимость, точность. Исходя из суммы ответов, принимается решение о выборе автоматизированных систем. Для получения авторитетного экспертного мнения еще до этапа принятия решения в организацию часто приглашаются профессиональные сотрудники сторонней IT-компании, чья специализация связана непосредственно с автоматизацией. Так руководству удается избежать многих ошибок, которые могут быть допущены на этапе планирования, а также затрат на неудачное внедрение.

Какую программу выбрать?

Предпочтение обычно отдают системе, которая соответствует задачам, стоящим перед организацией на сегодняшний день, а также способна в будущем «расти» вместе с компанией. Поэтому, чтобы принять окончательное решение о выборе программного продукта, руководство должно определиться с тем, какие перемены ожидают предприятие в ближайшие несколько лет. В условиях современных российских реалий, когда бизнес часто подвергается преобразованиям и реформам, наиболее оптимальными решениями являются гибкие (нетиповые) системы автоматизации, которые могут быть дописаны и изменены в соответствии с нуждами заказчика. Яркими примерами гибких систем являются программные продукты на базе «1С» (например, «ДАЛИОН» и «Трактиръ).

Как быстро сотрудники научатся работать в новой системе? На этапе автоматизации (в рамках внедрения) проводится обучение сотрудников компании/магазина/предприятия. По опыту специалистов ГК «СофтБаланс», среднее время обучения сотрудников работе в новой программе занимает от одного дня до недели, в зависимости от особенностей компании.

Магазин в компьютере

Идти в ногу со временем для современного торгового предприятия означает наличие электронной версии магазина в сети интернет. Автоматизировав бизнес-процессы, средствами программных продуктов вы сможете осуществлять выгрузку в мультимедийные каталоги, а также поддерживать работу Интернет-магазина, где у вас всегда будут актуальные цены и номенклатура товаров.

Вместо резюме

Средства автоматизации бизнес-процессов выводят отношения с покупателями на новый уровень; современные магазины предоставляют все более качественный сервис и оперативное обслуживание. Возможности автоматизации становятся все шире и разнообразнее с каждым годом, поэтому перспективы у этой сферы самые оптимистичные.

В заключение статьи хочется еще раз отметить основное назначение автоматизации.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия дает мощные инструменты

• для управления предприятием,
• как средства для анализа и принятия решений,
• для хранения огромных объемов корпоративных данных и истории бизнеса,
• для поиска ответов на любые вопросы, касающиеся бизнес-процессов.