Сеть продовольственных магазинов "РеалЪ Свежие продукты"

Специалисты ГК "СофтБаланс" автоматизировали сеть продовольственных магазинов "РеалЪ Свежие продукты" с использованием ПО "ДАЛИОН: Управление магазином".

Проект автоматизации начат в 2010 году и продолжается в настоящее время.

Заказчик

Петербургская сеть продовольственных магазинов "РеалЪ Свежие продукты", созданная в 2009-м году, на сегодняшний день обслуживает более 250 тысяч покупателей ежемесячно. До конца 2011 года в Санкт-Петербурге было открыто 10 магазинов сети; в 2012 году еще 6 магазинов "РеалЪ", в 2013 – еще 9, в 2014 – 11 магазинов, в 2015 – еще 7 магазинов, в 2016 еще 14, в 2017 – 12 магазинов. На текущий момент, сеть «Реалъ. Свежие продукты» насчитывает 64 работающих магазинов.

Структура сети распределенная:

центральный офис,
развивающаяся сеть розничных магазинов - на сегодняшний день их уже 64,
логистический центр (обработка продукции, не требующей специальных условий хранения).

В настоящий момент магазины сети ежемесячно обслуживают более 250 000 тысяч покупателей. С открытием каждого нового магазина это количество постоянно увеличивается. Общая для всех магазинов ассортиментная матрица из более чем 10 000 позиций и ценовая политика позволяют поддерживать оптимальное соотношение "цена-качество" для покупателей. Ежемесячно в магазинах сети проводятся акции для покупателей, раз в месяц выпускается красочный каталог сети.

Проект автоматизации сети розничных магазинов "Реалъ: Свежие продукты"

Цели и задачи

Увеличение качества и скорости обслуживания.
Сокращение очередей.
Облегчение проведения инвентаризации и других товароучетных операций.
Автоматизация всех операций на складе и в магазине.

В 2015 году в проекте возникла новая задача, связанная с изменениями в законодательстве, - это подключение всей сети к системе ЕГАИС.

В 2016 году перед специалистами СофтБаланса была поставлена задача организации процесса электронного взаимодействия с поставщиками.

В 2017 году началась процедура перехода на онлайн кассы в соответствие с 54-ФЗ.

Наше предложение (программный продукт и торговое оборудование)

По итогам тендера проект был поручен специалистам ГК "СофтБаланс". За основу системы автоматизации был взят мощный программный комплекс "ДАЛИОН: Управление магазином. ПРО" на современной платформе "1С: Предприятие 8.1". В числе его основных преимуществ, отмеченных заказчиком, - огромный функционал в типовой поставке, наличие производства, низкая стоимость, открытый код, возможность сопровождения своими силами.

Ключевые результаты

Проект автоматизации сети розничных магазинов "Реалъ: Свежие продукты" С помощью "ДАЛИОН: Управление магазином. ПРО" были автоматизированы операции на складе и в магазине по приему, перемещению, продаже, инвентаризации товара. Множество наглядных отчетов позволило оперативно отслеживать ситуацию в магазине и своевременно принимать необходимые меры. Использование автоматизированных кассовых мест дало возможность исключить человеческий фактор при продаже товара и существенно сократить очереди перед кассами.

Магазины были полностью оснащены современным торговым оборудованием и программным обеспечением. Специалисты компании "СофтБаланс" произвели установку, выполнили необходимые настройки и тестирование системы. Также было проведено обучение сотрудников заказчика.

Предприятие заказчика имеет распределённую структуру: центральный офис и развивающуюся сеть розничных магазинов. Спустя некоторое время был организован центральный склад для упрощения работы поставщиков. Одновременно в офисе работает 25 пользователей, в каждом магазине 2-4 пользователя. Структура сети магазинов изначально организовывалась на принципе обмена данными между информационными базами. Однако развитие сетевой инфраструктуры в городе позволило объединить все магазины в единую информационную сеть, что позволило начать процедуру постепенного перевода магазинов на удалённую работу в единой базе данных организации. На текущий момент все существующие магазины работают напрямую в центральной базе. Новые магазины сразу включаются в общую информационную базу.

Благодаря исчезновению распределённой структуры учётной базы, стало гораздо проще выполнить её свёртку, что и было сделано в конце октября 2012 года.

Доработки ПП и особенности проекта

Проект автоматизации сети розничных магазинов "Реалъ: Свежие продукты"

Активное участие руководства компании во внедрении программного продукта явилось основным отличием проекта. Благодаря этому использование максимального функционала стало возможным с первых же дней работы магазинов.

Доработки системы, выполненные согласно пожеланиям заказчика:

автоматизированная загрузка продаж с касс. Утром руководство сети имеет полную информацию о финансовых и товарных остатках на начало дня;
упрощение процедуры заказа поставщику. Настроена возможность формировать и отправлять заказ поставщику сразу по нескольким торговым объектам. Опыт руководства компании помог оптимизировать методы расчёта заказываемого количества, что ускорило данную процедуру в несколько раз;
создание процедуры массовой отправки заказов поставщикам по электронной почте. Впоследствии, по мере роста количества магазинов, эта процедура была усовершенствована: была создана универсальная сводная форма заказа. У отдела закупки теперь есть выбор: отправлять заказы отдельными письмами по каждому магазину как раньше, отправлять все заказы отдельными файлами, но одним письмом или же, отправлять единый сводный заказ одним файлом и одним письмом;
создание заказов на центральный склад организовано аналогично мастеру заказов поставщику, при этом на основании заказа вместо поступлений формируются перемещения в магазины;
усовершенствован контроль цен поставщиков: в системе фиксируются закупочные цены, и магазин не имеет возможности принять товар по цене выше установленной;
быстрая актуальность данных во всех базах. Возникла потребность оперативного управления номенклатурой и ценами в магазинах, для этого обмен между центральной базой и перифериями был организован с частотой 1 раз в 20 минут. Процедуру обмена отвязали от временного графика и создали циклическую структуру последовательного обмена. Впоследствии от файлового обмена отказались, клиент полностью перешёл на работу в терминальном режиме в единой базе;
автоматическое обновление программного продукта "ДАЛИОН: Управление магазином. ПРО" во всех магазинах;
для контроля состояния системы создан отчёт, фиксирующий время выполнения долгих операций, которые могут прямо либо косвенно влиять на производительность системы в целом. Это дало возможность равномерно распределить нагрузку на сервер во времени, регламентировав выполнение сложных операций, требующих много ресурсов;
изменён принцип восстановления последовательности, который теперь, вместо перепроведения всех документов базы за период, выполняется отдельно для каждого торгового объекта. Это позволило в несколько раз ускорить процесс восстановления точности количественного и суммового учёта, после редактирования документов задним числом. Кроме того, процесс восстановления последовательности выполняется автоматически в ночное время.

Проект автоматизации сети розничных магазинов "Реалъ: Свежие продукты" Процесс доработок непрерывен: сотрудники предприятия заказчика постоянно вносят предложения о совершенствовании своей работы как с точки зрения методологии учета, так и с точки зрения оптимизации работы в программе. Специалисты ГК "СофтБаланс" приветствуют такую форму взаимодействия с заказчиком, поскольку она делает сотрудничество максимально эффективным и стимулирует реализацию общих целей. По мере дальнейшего развития программной платформы и технологий конфигурации "ДАЛИОН: Управление магазином. ПРО" появляется больше возможностей совершенствовать взаимодействие человека и программы.

Детали внедрения

Количество торговых объектов сети: 64 магазина.
Площадь каждого зала 300-500 кв.м.
Количество рабочих мест: 2-5 рабочих места кассира и 2-4 рабочих места товароведа.
Простая локально-вычислительная сеть.

Структура локальной вычислительной сети:

Офис: обычная локальная сеть.
Магазины: обмениваются данными через интернет через FTP или работают в единой виртуальной сети (через RDP). Управление компьютерами товароведов в магазинах производится из офиса через Radmin. Кассовая программа Frontol имеет доступ напрямую с сервера заказчика по технологии работы с базами FireBird.

В марте 2010 года был автоматизирован первый магазин сети по адресу пр. Ветеранов д.114 к.1. В магазине установлено 5 современных POS-систем ForPOSt Супермаркет, что позволило сократить до минимума очереди в часы пик и увеличить скорость обслуживания покупателей. С помощью электронных весов с печатью этикеток DIGI SM-100P CS+ удалось добиться минимизации людских ошибок при фасовке и взвешивании товара, так как расчет стоимости товара происходит автоматически и фиксируется на этикетке в виде штрих-кода. Электронные весы самообслуживания с печатью этикеток Cas CL5000 позволили покупателям самим взвешивать товар.

Для автоматизации рабочих мест директора, товароведа и операторов (всего 4 рабочих места) был установлен программный продукт «ДАЛИОН: Управление магазином. ПРО». База данных магазина обменивается информацией с офисом через FTP-сервер, что позволяет оперативно менять цены на нужные группы товаров, устраивать акции, применять скидки, получать приходные накладные в электронном виде, создавать перемещения между магазинами. Система обмена данными настроена на автоматический режим работы по расписанию, также возможен ручной режим обмена по необходимости.

Последующие магазины автоматизировались подобно первому.

В магазинах используется от 2-х до 4-х компьютеров для работы учётной системы «ДАЛИОН: Упавление магазином. ПРО». На рабочих местах товароведов используются принтеры этикеток и сканеры штрих-кодов. На выходе из торгового зала устанавливается от 2-х до 5-ти кассовых рабочих мест, на которые ставятся POS-системы, фискальные регистраторы, денежные ящики, стационарные и запасные ручные сканеры штрих-кодов. Для фасовки и взвешивания продуктов используются фасовочные весы и весы самообслуживания в количестве от 3-х до 7-ми на магазин.Для проведения инвентаризаций в магазинах используются терминалы сбора данных.

В августе 2014 сеть магазинов "Реалъ. Свежие продукты" массово двинулась на завоевание южных окраин пригорода Санкт-Петербурга. В течение одного месяца было запущено 5 магазинов.

Во всех новых магазинах установлены удобные фронтальные кассовые решения, не занимающие лишнее пространство. Они представляют собой такой же набор оборудования, что и в классических системах, но оно жестко закреплено на специальной стойке. Главным преимуществом такого решения является то, что кассир всегда повернут лицом к покупателю, а значит может сканировать товар гораздо быстрее. Скорость работы персонала на таком кассовом узле до трех раз быстрее, чем обычно.

Подключение к ЕГАИС

Проект автоматизации сети розничных магазинов "Реалъ: Свежие продукты" С середины 2015-го года в связи с изменениями в законодательстве о контроле и учёте алкогольной продукции, сеть магазинов «Реалъ. Свежие продукты» начала активно приводить модернизацию оборудования и программного обеспечения, с целью обеспечить полное соответствие автоматизированной системы требованиям Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка.

В рамках этого процесса компания "СофтБаланс" активно помогала организовывать процессы взаимодействия с ЕГАИС, с одной стороны для максимального упрощения и автоматизации процедуры подтверждения поступлений от поставщиков, а с другой – для исключения человеческого фактора и ошибок при состыковке товаров учётной системы и товаров системы ЕГАИС.

Как результат, все магазины вовремя адаптировались и теперь полностью удовлетворяют новым условиям ведения бизнеса.

Электронный документооборот

В конце 2016 начался процесс организации электронного взаимодействия с поставщиками. Организовано автоматическое взаимодействие по следующим операциям: отправка заказа, получение подтверждения от поставщика, получение приходной накладной, сверка с заказом, подтверждение приёмки, электронная подпись документов «ТОРГ12» и «Счёт-фактура».

Главной задачей процесса интеграции была организация независимой работы пользователей и ЭДО. Сотрудники магазинов как раньше выполняют в рабочей базе привычные операции с заказами и поставками, независимо от того, подключён ли поставщик к электронному документообороту. В рабочей базе каждому поставщику назначен способ взаимодействия: по электронной почте или через ЭДО. В первом случае контрагенту назначается адрес электронной почты. Во втором – один из провайдеров ЭДО. В зависимости от этих настроек система либо автоматически отправляет заказ по электронной почте поставщику, либо в фоновом режиме взаимодействует с ним через механизмы ЭДО.

Завершена интеграция ЭДО с 3-мя поставщиками данных услуг. В систему внедряются новые механизмы, связанные с электронным документооборотом и взаимодействием с поставщиками, добавляются изменения, связанные с законодательными изменениями в правилах ЭДО.

Соответствие 54-ФЗ

С начала 2017 года началась процедура перехода на онлайн кассы в соответствие с 54-ФЗ. Течение всего процесса было чётко распланировано исходя из сроков эксплуатации ЭКЛЗ и с учётом обеспечения бесперебойности в обслуживании покупателей. К 1-му июля переход на онлайн кассы был полностью завершён.