Магазин Купцов Елисеевых

8 марта 2012 года состоялось торжественное открытие обновленного магазина, тщательно восстановленного по старинным чертежам и фотографиям 1903 года. Здесь представлены рыбные и мясные деликатесы, изысканный алкоголь, ароматные специи, натуральные масла и соусы, французские десерты от шеф-кондитера, шоколад ручной работы и свежая выпечка из собственной пекарни, два ресторана с уникальными авторскими блюдами, молекулярной,  высокой и традиционной русской кухней. 

Управление таким непростым предприятием в единой информационной базе требовало постоянных доработок автоматизированной системы, что привело к сложностям в развитии комплекса в рамках типового функционала исходного продукта. Кассовое решение в ресторанах и магазинах было разное, что не позволяло развивать общую систему лояльности и создавало неудобство при работе с пересекающимся ассортиментом. Поэтому в начале 2016 года руководством предприятия было принято решение о переходе на новое современное решение, объединяющее функционал для розничного и ресторанного бизнеса, с единым программным обеспечением для кассовых рабочих мест и ресторанов, и магазина.

Также было принято принципиальное решение о том, что новая система должна быть на базе платформы 1С, с широким базовым функционалом и высоким потенциалом для развития. При этом система должна поддерживать доработки функционала под уникальные требования предприятия с возможностью дальнейшего оперативного и не трудоёмкого обновления в рамках типовых релизов.

Руководство «Магазина Купцов Елисеевых» обратилось в СофтБаланс, уже имея положительный опыт работы с нашей компанией в других проектах. На первом этапе было выполнено предпроектное обследование и формализованы существующие на предприятии бизнес-процессы, составлен список замечаний и пожеланий к существующей системе автоматизации. По результатам этой работы был согласован список задач, составлен план проекта и обозначены сроки проекта. В качестве базового продукта для автоматизации был выбран «ДАЛИОН:ТРЕНД» с модулями «Производство», «Маркетинг», «Ассортимент и сеть». Общее кассовое решение для ресторанов и магазина -  Frontol в модификациях «Frontol.Торговля v.5» и «Frontol.Ресторан v.5».

При этом типовые решения были адаптированы для максимально гладкого и комфортного перехода. В список ключевых задач по программированию вошли:

• Организация переноса первичных данных из систем, используемых ранее.
• Распределение транспортных расходов на поступление и производство.
• Реализация расширенного учёта продаж в разрезе продавцов, кассиров, гидов.
• Реорганизация планового производства с целью создания автоматического контроля за фактическими данными произведённой продукции.
• Взаимодействие учётной и кассовой систем при плановой организации банкетов, как для юридических, так и для физических лиц.
• Автоматизация внутренних и внешних заказов по графику заявок/поставок.
• Организация работы с алкогольной декларацией по форме поставщика.
• Прямая интеграция с весами Bizerba BCII.
• Организация обмена с бухгалтерским учётом по существующему формату взаимодействия.
• Организация взаимодействия с финансовыми учётными системами холдинга, управляющего «Магазином Купцов Елисеевых».
• Расширение учётной и аналитической отчётности для руководителей, старших кассиров и пользователей.

Помимо доработок учётной системы существенным изменениям подверглось кассовое решение Frontol. Для кассиров, официантов и поваров с использованием сценариев и внутреннего языка программирования Frontol были адаптированы рабочие места. Выполнены доработки формата чеков, предварительных счетов и других печатных документов, используемых на кассовых рабочих местах в ресторанах и магазине, согласно используемому дизайну. Для простоты адаптации кассиров при переходе с предыдущих систем, в интерфейсах рабочих мест было организовано аналогичное расположение элементов меню и кнопок управления.

Параллельно программированию оттачивались детали решения, проводилось предварительное обучение ключевых сотрудников, выполнялась тестовая эксплуатация программного и аппаратного обеспечения как на базе типового решения, так и с доработками по мере их готовности. Благодаря полученным результатам тестирования в задачи вносились необходимые изменения и дополнения.

Ближе к завершению этапа подготовки было обучено порядка 20-ти сотрудников офиса и порядка 50-ти контактных сотрудников (продавцов, супервайзеров, барменов и кассиров). Повсеместно организован доступ к новой учётной системе, настроено взаимодействие со старым и новым аппаратным обеспечением.

В ночь на 1 июня 2016 года было выполнено переоборудование всех 12-ти кассовых рабочих мест. Старые рабочие места были разобраны, а на их место установлены новые сенсорные моноблоки АТОЛ VIVA II и АТОЛ VIVA II MINI. Выполнено подключение существующего торгового оборудования: весов с печатью этикеток Bizerba BCII, денежных ящиков, сканеров штрих-кода, кассовых аппаратов ПИРИТ ФР-01К, банковских терминалов, дисплеев покупателя, терминалов сбора данных (MobileBase DS3, CipherLab 8000 на базе программного продукта MobileLogistics) и принтеров этикеток. Использование уже имеющегося на предприятии парка специализированного оборудования позволило существенно сократить затраты на модернизацию автоматизированной системы управления предприятия.

Параллельно выполнялся перенос в новую систему первичной информации о справочниках, товарах, актуальных остатках и ценах на дату перехода.

Помимо стандартного функционала, «Магазин Купцов Елисеевых» получил более удобные механизмы по взаимодействию с ЕГАИС, как в рамках информационного обмена с поставщиками:

• получение ТТН от поставщика;
• автоформирование приходных накладных;
• подтверждение приёмки.

Так и в рамках взаимодействия с покупателями:

• регистрация продаж алкоголя в ЕГАИС;
• выдача покупателю подтверждения о легальности алкогольной продукции.

После запуска системы в эксплуатацию, в течение трёх недель, выполнялось сопровождение пользователей и новой автоматизированной системы. В итоге весь проект по переходу был реализован за 2,5 месяца.

Позже в период с декабря 2018 по март 2019 была выполнена организация разделения учёта по юридическим лицам. Произведена установка трёх новых рабочих мест с использованием кассового оборудования: сенсорный терминал-моноблок АТОЛ VIVA II Turbo, ККМ АТОЛ 77Ф и денежный ящик АТОЛ CD-330.

Бизнес-идея, реализованная более 100 лет назад Григорием Елисеевым в элитарном магазине уникальных товаров и лучшего сервиса продолжает привлекать и удерживать тысячи покупателей и туристов и в наши дни. Высокая планка в уровне обслуживания требует от управления таким предприятием безупречной работы с заказами, поставками, бесперебойной работы оборудования и программного обеспечения. И мы рады, что нам удалось внести свой вклад в работу такого уникального проекта!