Сеть кафе-пекарен "Пироговый дворик"

Специалисты Группы компании "СофтБаланс" автоматизировали сеть кафе-пекарен и службу доставки "Пироговый дворик" на базе программных продуктов "Трактиръ: Front-Office v3 ПРЕИУМ" и "Трактиръ: Head-Office v1 БИЗНЕС".

Проект автоматизации реализован в 2014 г.

Заказчик

Сеть кафе-пекарен «Пироговый Дворик» ведет свою историю с 2005 года. Именно тогда, на ул. Коллонтай 24/2 было открыто первое кафе, передающее атмосферу прекрасной столицы Дании, Копенгагена. Задача кафе - предоставление продукции домашнего качества в шаговой доступности и по приемлемой цене. 

«Пироговый Дворик» ценит и уважает своих сотрудников, ведет честную политику, открыто предоставляет информацию о составляющих продукции и не упускает возможности общаться со своими гостями. Вкуснейший ассортимент кафе предоставлен широким выбором сытных и сладких пирогов, домашней выпечкой, кондитерскими изделиями и полным ассортиментом блюд кухни.

Сегодня «Пироговый Дворик» представляет собой сеть, состоящую из 17 кафе-пекарен, расположенных во всех районах города Санкт-Петербург. Также к услугам клиентов оперативная служба доставки и розничная продажа. Каждое заведение — это новая история, новый город и новые «приключения».

Кроме того, в Апатитах существует небольшая сеть подобных магазинов и кафе, принадлежащая Заказчику и известная под брендом "Любимый дворик". Сеть включает 3 магазина и 2 кафе.

 Цели и задачи автоматизации

Цели проекта:

• Организация централизованного учёта в единой системе.
  
• Автоматизация бизнес-процессов по производству и реализации продукции.
• Автоматизация процессов доставки.
  
• Возможность быстрого получения актуальной информации о деятельности кафе и подразделений.

Задачи проекта:

• Установить программное обеспечение на центральный сервер.
• Организовать доступ в программное обеспечение пользователям учётной системы.
• Сохранить кассовое решение Frontol и обеспечить обмен с новой учётной системой.
• Создать программное рабочее пространство для организации учёта процессов доставки и обеспечить его интеграцию с учётной системой.
• Обучить сотрудников.
  
• Провести адаптацию новых программ под существующие бизнес-процессы.

Предложенное решение

До проекта внедрения у Заказчика было установлено самостоятельно написанное решение на базе «1С: Предприятие 7.7». Однако оно не решало задач автоматизации доставки и не удовлетворяло потребности в удобстве использования как для розничных продаж, так и для производства.

В качестве централизованного учётного решения был предложен программный продукт «Трактиръ: Head-Office. БИЗНЕС». С его помощью могут решаться главные задачи по организации оперативного учёта, учёта товародвижения, производства и продаж. В эту программу уже изначально заложена возможность обмена с существующим кассовым решением на базе Frontol.

Для автоматизации доставки и для организации рабочих мест по обработке телефонных заказов было предложено решение «Трактиръ: Front-Office. ПРЕМИУМ». Это решение обеспечивает функции колл-центра для работы с телефонными обращениями и функции управления доставкой: получение заказов из колл-центра, приготовление, сборка и отправка курьером.

Для того, чтобы программы гармонично вписались в существующие бизнес-процессы, для обеспечения оперативного обмена информацией, для ускорения процессов по обслуживанию посетителей и клиентов доставки специалисты компании "СофтБаланс" предложили ряд доработок предлагаемых конфигураций.

Ключевые результаты

Ключевой результат проекта – эффективная система автоматизации кафе-пекарен «Пироговый дворик», позволяющая удобно и просто вести товароучёт, вовремя получать продажи, работать с доставкой и производством в сетевых масштабах.

Доработки проекта

На кассах организована возможность работы с бизнес-ланчами и спецификами, что потребовало доработать обмен между «Трактиръ: Head-Office. БИЗНЕС» и Frontol, а так же изменить функции учёта специфик и бизнес-ланчей в учётной системе.

Организована работа с несколькими типами цен. В кассовую программу из «Трактиръ: Head-Office. БИЗНЕС» выгружается несколько цен на позиции меню, и в зависимости от условий может быть выбрана та или иная цена.

Во время решения задачи по организации процессов доставки, добавлена возможность централизованной работы с программой «Трактиръ: Front-Office. ПРЕМИУМ», т.е. все участники доставки, начиная от принимающих звонки, заканчивая несколькими производствами, работают удалённо на сервере в одной общей базе.

В дальнейшем работа с доставкой была дополнительно адаптирована под бизнес-процессы Заказчика. Была организована работа с отложенными заказами, с заказами день-в-день, заказами на будущее. Организованы механизмы выгрузки в «Трактиръ: Head-Office. БИЗНЕС» данных о заказах на день для формирования плана производства. Прописан порядок взаимодействий между удалёнными друг от друга пользователями обоих конфигураций. Организована работа с маршрутным листом. Для фиксирования факта продажи заказ, сформированный в «Трактиръ: Front-Office. ПРЕМИУМ», отправляется во Frontol, где кассиру достаточно ввести номер заказа и закрыть чек. Все позиции заказа автоматически попадают в чек.

В рамках проекта также выполнялись общие улучшения и усовершенствования в работе конфигураций и их взаимодействия.

Часть доработок выполнялась собственными программистами сети кафе-пекарен. В таких случаях специалисты Департамента торговых систем оказывали консультационную поддержку, делились знаниями о конфигурациях и опытом доработок, полученным за годы работы с конфигурациями «Трактиръ».

Детали внедрения

Процесс автоматизации проводили последовательно. Начали с установки программного обеспечения на сервер, затем провели начальное обучение будущих пользователей. Параллельно адаптировали обмен между кассовым решением и учётной системой. Далее был реализован процесс перехода на программный продукт «Трактиръ: Head-Office БИЗНЕС», в рамках которого организована работа сотрудников офиса, производств и заведений.

Заключительной вехой основных работ по проекту можно считать запуск в работу колл-центра и механизмов, обеспечивающих работу доставки. Однако на этом работа не останавливается: сеть развивается большими темпами, есть много пожеланий к установленным программам и дальнейшему улучшению качества работы. Во время реализации проекта, в общей сложности на обучение и консультации ушло порядка 70 часов, а на программирование – около 60 часов.

Проект автоматизации сети "Любимый дворик" в Апатитах

После успешного внедрения автоматизированного учёта в сети кафе-пекарен "Пироговый дворик" в Санкт-Петербурге, Заказчик решил использовать удачный опыт для автоматизации своей сети кафе и магазинов "Любимый дворик" в городе Апатиты Мурманской области.

В данном случае, программный продукт "Трактиръ: Head-Office. БИЗНЕС", идеально подошёл в качестве программы для объединения смешанного учёта общественного питания и розничных продаж. В рамках второго проекта был объединён разрозненный учёт в 3-х магазинах и 2-х кафе в единую информационную систему.

Все учётные функции переведены в одну базу. Совмещён учёт производства и розничной торговли. На этапе подготовки, Заказчик, силами собственных программистов, а так же с помощью специалистов компании "СофтБаланс" выполнил предварительные доработки и оптимизацию новой системы под привычные бизнес-процессы, доработанные ранее в предыдущем программном обеспечении. Пригодился и опыт замены учёта в сети кафе в Санкт-Петербурге. Часть доработок была заимствована из этого проекта.

Программное обеспечение на кассах не потребовалось менять на другое, так как "Трактиръ: Head-Office. БИЗНЕС" отлично стыкуется с программой Frontol, установленной на кассах как магазинов, так и кафе.

В Апатиты был отправлен специалист из компании "СофтБаланс", с целью помочь разом перевести все объекты на новый учёт и обеспечить полную работоспособность системы сразу же после перехода. Совместно с местным специалистом, были заранее подготовлены все настройки по взаимодействию "Трактиръ: Head-Office. БИЗНЕС" с оборудованием, с кассами, с программным обеспечением и с пользователями.

В течение 3-х дней до перехода было проведено обучение всех будущих пользователей работе с программой "Трактиръ: Head-Office. БИЗНЕС". Заранее осуществлён перенос справочной информации. Ночью, перед началом работы в новой системе, был выполнен перенос остатков.

После запуска, в течение нескольких дней специалист компании "Софтбаланс" сопровождал работу пользователей, отвечал на вопросы и контролировал работу системы в целом.

Программное обеспечение

• "Трактиръ: Front-Office v3 БИЗНЕС"
• "Трактиръ: Head-Office v1 БИЗНЕС"
• Frontol. Кафе v.4.x
• 1С:Документооборот 8 ПРОФ
• 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест
• 1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом Стандарт
• 1С:Управление автотранспортом Стандарт. Клиентская лицензия на 1 рабочее место