Трактиръ: Nano — автоматизация небольших кафе и ресторанов

Тема автоматизации малого бизнеса в сфере общественного питания очень актуальна. На сегодняшний день небольшие заведения, которые стремятся работать еще более качественно и эффективно, имеют в своем распоряжении мощный и удобный инструмент – программный продукт «Трактиръ: Nano». Он создан разработчиками группы компаний «СофтБаланс» специально для автоматизации процесса обслуживания гостей и ведения управленческого учета на малых предприятиях индустрии питания и ресторанного бизнеса (в небольших кафе и ресторанах, барах, закусочных и буфетах). Речь идет о заведениях с одним или двумя рабочими местами, где не требуется делить по разным системам функции обслуживания гостей и учетные функции.

Для начала рассмотрим, что предлагал рынок автоматизации предприятий общественного питания до сих пор. Все решения делились на программные продукты двух групп – «Front-office» и «Back-office».

Решения «Front-office» отвечают за автоматизацию процесса обслуживания гостей (улучшение качества сервиса, сокращение ошибок в обслуживании, повышение лояльности посетителей, контроль действий персонала). «Back-office» предназначен для решения задач бухгалтерского и управленческого учета на предприятиях общественного питания и ресторанного бизнеса.

Программный продукт «Трактиръ» уже успел стать классикой учета и отлично себя зарекомендовал. Сегодня он успешно используется многими средними и крупными организациями общественного питания. Возможности «Трактира» позволяют работать и с «Front-office», и с «Back-office».

Подробнее о его версиях «Front-office»:

«Трактиръ: Front-office ПРЕМИУМ» предназначен для ресторанов и баров с особыми требованиями к процессу обслуживания.

«Трактиръ: Front-office БИЗНЕС» - для ресторанов и баров со стандартным процессом обслуживания, а также для кафе с повышенным уровнем обслуживания.

«Трактиръ: Front-office ЛАЙТ» - для кафе со стандартным процессом обслуживания, а также для столовых, буфетов и закусочных.

«Трактиръ» для «Back-office»:

«Трактиръ: Back-office СТАНДАРТ» - для столовых и буфетов (ведение бухгалтерского учета без автоматизации кассовых мест).

«Трактиръ: Back-office ПРОФ» - для ресторанов, баров, кафе, столовых, буфетов и закусочных (ведение бухгалтерского учета с автоматизацией кассовых мест).

«Трактиръ: Head-office БИЗНЕС» - ведение управленческого учета в ресторанах, барах и кафе (в том числе и сетевых), а также на производственных комбинатах.

Вышеперечисленные решения ориентированы на заведения, которые обслуживают в среднем по 300-500 человек за смену, со средним чеком от 1000 до 2500 рублей. Но, как известно, есть множество небольших кафе и баров, которые являются яркими представителями малого бизнеса, но их оборот значительно меньше, а значит, им не по карману решения «Front-office» и «Back-office». Именно для таких заведений разработчики «Трактира» предлагают новое решение под названием «Трактиръ: Nano».

Речь идет о кафе, где в одной смене работает на более двух официантов (то есть отсутствует необходимость более чем в двух рабочих местах), а также о закусочных с площадью не более 1.5 кв.м на одно посадочное место. Разумеется, несмотря на малый размер и сравнительно небольшой оборот, и таким заведениям нужно вести серьезный учет своей деятельности.

А значит, им необходимы

• управленческий учет,
• ведение отчетности,
• сбор и обработка информации для анализа,
• работа с дисконтом,
• а также прочие инструменты, которые помогают работать качественно и эффективно.

Особенности продукта «Трактиръ: Nano»

1. Объединение возможностей «Front-office» и «Back-office»

Это очевидное и важное преимущество «Трактиръ: Nano», благодаря которому отпадает необходимость в обмене данными между различными базами: все данные доступны в режиме онлайн.

2. Автоматизация не более двух рабочих мест.

3. Перепроведение базы.

Оба рабочих места могут работать одновременно. При этом возможны варианты: их можно настроить в зависимости от конкретных потребностей:

• как два рабочих места официантов,
• как одно рабочее место управленца и одно официанта,
• как два рабочих места управленца.

Кроме того, в процессе работы можно перепроводить базу, при этом «Front-office» будет продолжать полноценно работать. Правда, стоит иметь в виду, что делать это следует не в часы наибольшей нагрузки.

4. Выгрузка в «1С:Бухгалтерия».

Теперь малые предприятия общественного питания не нуждаются в штатном бухгалтере: «Трактиръ: Nano» позволяет работать с аутсорсингом (формирование выгрузки для «1С:Бухгалтерия»).

5. Легкий переход на старшие версии.

Для максимальной эффективности работы программного продукта следует понимать, что «Трактиръ: Nano» - это решение, предназначенное только для малых организаций общественного питания! Существует ряд ограничений, о которых нужно сказать отдельно. Однако почти во всех ситуациях имеются эффективные и простые методы разрешения текущих вопросов и задач.

Итак, нюансы и способы их решения:

▲ Nano не поддерживает работу с банкетами. ▼ Правда, это легко компенсируется с помощью соответствующих документов (план-меню, расчет себестоимости, отчеты по продажам).

▲ Не осуществляется бронь столиков. ▼ Решение: в день, когда столик должен быть готов, нужно открыть на нем заказ (на плане зала вы сразу будете видеть, что столик занят).

▲ Официанты не смогут работать с КПК. ▼Зато вам, как владельцу небольшого кафе, не придется тратиться на дорогостоящее оборудование, т.е. избежать довольно ощутимую статью расходов.

▲ Не поддерживается система накопительных скидок. ▼Но зато дисконтная система программного продукта довольно обширна (об этом пойдет речь дальше).

Подведем итоги вышесказанного: «Трактиръ: Nano» - это программный продукт для «легкого и быстрого старта». Позже, когда предприятию понадобятся функции бронирования и работы с накопительными скидками/подарками, можно будет перейти на «Front-office» или «Back-office» ПП «Трактиръ» на специальных условиях (75% цены основной поставки).

Функциональные возможности «Трактиръ: Nano»

Обслуживание гостей

С первого знакомства с этим программным продуктом отмечаешь удобство работы: его интерфейс прост и интуитивно понятен.

«Трактиръ: Nano» позволяет оформлять заказы гостей, печатать счет, чеки, марки.

Дисконтную систему с его помощью можно строить с использованием автоматически срабатывающих скидок и наценок – как суммовых, так и процентных.

Кроме того, в программе реализованы следующие функции и возможности:

• Использование «ручных» скидок.
• Разграничение прав доступа сотрудников к различным возможностям системы.
• Работа с широким набором торгового оборудования (фискальными регистраторами и принтерами документов для ЕНВД, принтерами чеков и марок, различными считывающими устройствами, дисплеями покупателя, специализированными клавиатурами, электронными весами).
• Гибкие настройки рабочих мест для разных бизнес-процессов обслуживания.
• Ведение количественно-суммового учета продуктов и блюд.
• Многофирменный учет (в единой информационной базе можно вести учет нескольких юридических лиц).

Средствами программы можно проводить анализ деятельности предприятия и эффективности маркетинговых акций, а также давать оценку работы персонала.

На месте абстрактной картинки может быть реальная фотография вашего зала.Персонал работает с кнопочным меню через Touch Screen (сенсорный экран).

«Трактиръ: Nano» также предусматривает работу со спецификой блюд и особенностями их приготовления. Например, уже на этапе оформления заказа официант сможет указать степень прожарки стейка или вид гарнира для шашлыка, а также общие особенности приготовления блюда (подать по готовности, готовить без соли и т.д.)

Для каждого блюда можно ограничить количество специфик, выбираемых одновременно (к примеру, к наггетсам - не более двух соусов). В меню каждая специфика указывается отдельной строкой, без цены и количества.

Скидки и дисконтная система

Функциональные возможности «Трактиръ: Nano» позволяют избежать неприятностей, связанных со скидками, которые были сделаны вручную. В версии Nano доступен дисконт с автоматическими скидками (могут распространяться на блюдо, на конкретного клиента, на посадочное место).

Кроме того, есть возможность устанавливать скидку/наценку для VIP-столов, а также работать по дисконтной системе с карточкой клиента.
Действует ограничение по категориям блюд: все блюда делятся на категории (пример: алкоголь, горячие блюда), на любую из которых можно поставить определенную скидку.

Система работы со скидками позволяет повысить лояльность покупателей и улучшить имидж кафе.

Печать марок и оплата

Еще одна удобная функция программы: печать марок на разные принтеры.

Клиенту предоставляется возможность оплатить заказ различными способами:

• наличная оплата,
• безналичный расчет,
• банковская карта.

«Трактиръ: Nano» позволяет работать с несколькими юридическими лицами (как правило, кухню и алкоголь разделяют по разным юр. лицам).

Nano поддерживает работу с фискальным регистратором и принтером документов. Пользователь может работать одновременно с двумя фискальными регистраторами.

Информация для анализа

«Трактиръ: Nano» дает функциональные возможности для формирования большого количества отчетов в различных разрезах (в том числе по выручке, себестоимости, популярности блюд, загруженности ресторана, выработке официантов, посещаемости и т.д.)

Средствами программы может быть сформирован системный баланс для дальнейшего представления руководству. Баланс может содержать краткий обзор всех аспектов деятельности предприятия, а также детальную информацию по клиентам (оплаченные суммы, бонусы, выручка, обороты и прочее).

Специалисты подчеркивают, что в Nano выбор отчетов не меньше, чем в старших версиях «Трактира». Но если и при таком разнообразии не хватит аналитических возможностей программы, специалисты, владеющие навыками работы с «1С:Предприятие», своими силами смогут создать именно те отчеты, которые нужны конкретной организации.

Документы

«Трактиръ: Nano» позволяет формировать все документы, необходимые для полноценной работы организации.

Для ведения учета в общепите:

• формирование технико-технологической карты,
• корректировка технико-технологической карты,
• составление плана-меню,
• документальное сопровождение перемещения товаров,
• выпуск продукции,
• акты разделки,
• отчеты ФО,
• документы, подтверждающие реализацию товаров и услуг,
• отчеты о розничных продажах.

Склад и деньги (для управления не только складом, но и финансовыми потоками):

• приходные накладные,
• инвентаризация,
• оприходование товаров,
• списание товаров,
• авансовые отчеты,
• расходные и приходные кассовые ордера,
• платежные поручения,
• учет основных средств.

Отчетность управленческая и складская:

• движение товаров,
• остатки товаров,
• контроль минимальных остатков,
• продажи товаров,
• акты о передаче товаров и тары,
• товарный отчет (ТОРГ-29 и ОП-14),
• документы к списанию,
• себестоимость блюд,
• поиск вхождений МПЗ в ТТК.

Основное отличие ведения отчетности в «Трактиръ: Nano» состоит в том, что информация представлена не на основе планов счетов, а представлена в виде управленческой отчетности.

Защита

Конфигурация «Трактиръ: Nano» надежно защищена от незаконного копирования программным ключом. Программа содержит фрагменты кода, которые не подлежат изменению конечными пользователями.

О ценах

Как говорилось выше, Nano станет отличным вариантом для «легкого старта» небольших предприятий общественного питания. Еще и по той причине, что цена на основную поставку составляет 18.000 рублей. Дополнительная лицензия – 10.000 рублей. Одно место, к примеру, может использоваться в баре, а второе - для ведения учета. За эту незначительную цену организация получает возможности учета, отчетности и анализа в полном объеме, поэтому «Трактиръ: Nano» является лучшим решением для объединения необходимого функционала «Front-office» и «Back-office».

Резюме: «Трактиръ: Nano» - простое и эффективное решение за очень доступную цену.

Кроме того, партнеры «СофтБаланс» получают удобную и выгодную перспективу перехода на более старшие версии («Трактиръ: Front-Office v.3», «Трактиръ: Back-Office ПРОФ» и «Трактиръ: Head-Office БИЗНЕС»). При этом при переходе на «Front-office» или «Back-office» стоимость апгрейда составит 75% от стоимости соответствующей основной поставки.

NanoBOX – выгодно и эффективно!

Чтобы сделать учет и работу малых кафе и закусочных еще более простой и эффективной, разработчики предлагают аппаратный комплекс NanoBOX, полностью готовый к работе. После приобретения его просто нужно доставить до места установки, включить в розетку – и можно начинать работать! Подробнее о нем мы расскажем в следующей статье.