Несколько правил производственного учета

Часто финансовые директора и главные бухгалтеры полностью дистанцируются от этой темы, чем оставляют всю систему на откуп аккуратности и сообразительности калькулятора. А последние не всегда бывают опытны и логичны в своих поступках. Результат – разрушенный учет товародвижения, хаос и невозможность найти концов, плавающая и неуправляемая себестоимость, необъяснимые и не радующие результаты инвентаризации, воровство и беспредел во всем производственном процессе. И ключевая причина во всем этом – отсутствие понимания у директора взаимосвязи прибыли с системами ПУ.

Чтобы избежать учетного коллапса, важно не только заниматься производственным учетом осмысленно, но и придерживаться в этом ключевой парадигмы – все, что фактически происходит на предприятии, должно отражаться в программе производственного учета. Именно это даст вам возможность видеть в цифровом выражении реальную картину работы ресторана. А вот если начнете «причесывать» и «подтягивать за уши» результат, или рисовать одно, а по факту другое, в этом случае вы никогда не будете понимать, что происходит, а значит не сможете навести порядок. Стремитесь отразить все как есть, а не порадовать босса красивыми данными. Лучше реальная горькая правда, чем «причесанная» ложь.

Правила складоведения

Это о том, как организовать в программе производственного учета (ППУ) основные точки контроля в теме товародвижения.

Важно совместно с калькулятором определиться, куда приходуется товар, поступивший от поставщиков, какими процедурами он перемещается и в какие учетные подразделения.

Есть главные учетные склады. Их обычно три: главный склад продуктов, главный склад алкоголя, главный склад инвентаря и малоценного имущества. Сюда приходуется товар, поступивший от поставщиков.

Есть внутрипроизводственные склады. Они выделяются по принципу необходимости, перемещения, точек контроля, т.к. сколько этих складов, столько и сличительных ведомостей по итогам месяца можно сформировать и отработать. Товар на внутрипроизводственные склады поступает с главных складов методом внутреннего перемещения. Для внутреннего перемещения необходима организованная система заявок между подразделениями и складом и система внутренней передачи-приемки товара.

Самое неразумное – это не уделять внимания построению системы складов в ППУ. Проблем из-за этого может быть много, например, в этом случае может оказаться, что у вас появились «склады-фантомы», на которые материально ответственное лицо накануне инвентаризации «сбрасывает» несанкционированным перемещением то, что хочет скрыть. В другом случае, менее криминальном, вы просто не сможете видеть результаты инвентаризации по всем подразделениям, которые вам интересны, а будете получать суммовую сличительную ведомость и не сможете ответить, на каком из подразделений производства формируются ошибки процессов.

Правила перемещения между складами

Это внутренний документооборот ресторана.

Очевидно, что важно организовать правила реального, физического движения товара, а также, подкрепить это первичными документами (накладными на внутреннее перемещение) с подписями лица, передавшего товар и лица, принявшего его. В случае отсутствия крепких систем перемещения вы никогда не поймете, кто «косячит» – склад или кухня. Как часто бывает – сличительная ведомость склада не содержит никаких расхождений, чего не скажешь о кухне. Никогда вас это не удивляло?

Правила вскрытия складов и правила ключного хозяйства

Стоят на страже безопасности вашего товара и материальных ценностей.

Стоит помнить, что в зоны хранения нельзя входить в любое время и тысячу раз за день, да еще и без материально ответственного лица.

Работа с номенклатурными справочниками

Важный процесс, влияющий на прозрачность учета и его управляемость, либо способствующий отсутствию порядка.

Управленцам важно отсутствие суммарных позиций в номенклатурах (например, зелень, соки, мясо). Наличие суммарности в наименовании возможно только в случае обоснованности и действительного смысла. Я таких причин не знаю. Руководителю производства важно видеть реальную, а не суммарную картинку. Более того, важно проверять, насколько верно выбран тип наименования продуктов, т.к. ошибки в названии могут приводить к ошибкам в приходовании товара. Именовать товар важно, используя его ключевые параметры, например, название марки производителя или показатель качественной характеристики (например, жирность). Выбор должен быть обусловлен конкретными обстоятельствами. Только четкое безошибочное наименование товара позволит не только избежать ошибки прихода, а также внутреннего перемещения, но и при анализе результатов инвентаризации позволит видеть и понимать, с каким конкретно товаром сотрудники ошибаются. А это значит, что можно изменить ситуацию.

Правила работы с рецептами, с коэффициентами отходов

Рецепт не создается один раз на тысячу лет. Наверное, нет более живого и меняющегося документа в учете, чем рецепт. Канули в лету те времена, когда калькуляторы считали и всех убеждали в том, что рецепт никогда нельзя менять. Важно отдавать отчет реалиям жизни – мы получаем товар с плавающим качеством. Поэтому важно проводить систематическую проработку входящего сырья. Особенно если речь идет о товаре, на который часто «плавает» коэффициент отхода, дорогостоящем сырье, о сырье, результаты инвентаризации которого не ясны. Проработка будет показывать флуктуацию коэффициента отхода, а значит на ее базе не стоит принимать решение о внесении правок в рецептуры. Иначе, со временем, рецепты становятся совершенно не актуальными. Рецепты требуют систематической актуализации, то есть перепроверки. Основная задача этой процедуры, которая должна проводиться не реже раза в 2-3 мес по всему меню, это убедиться, что рецепты в ППУ реальны. Это значит, что если по ним готовить, получится то блюдо, которое вы согласовывали на дегустации.

Производственный учет не сложен и является помощником в работе управленца в том случае, если руководитель участвовал в постановке структуры и правил ПУ, а также систематически ведет работу с данными. 

Об авторе