Розничная торговля и общественное питание в своей работе сталкиваются сразу с тремя государственными информационными системами. Это ЕГАИС, ВетИС «Меркурий» и ГИС МТ «Честный ЗНАК». Среди них ЕГАИС – самая сложная и строгая система. Что нужно учесть при подключении:
- Подать сведения в ЕГАИС напрямую невозможно, ваша работа с системой строится только через другие программы, отправляющие данные с использованием УТМ (Универсальный Транспортный Модуль). «Руками» ничего не исправить, если ваша программа чего-то не умеет или делает неправильно – ищите другую программу и уже с ее помощью исправляйте ошибки.
- Часть операций с ЕГАИС являются разрешительными – без положительного ответа от системы выполнять их запрещено. Например, касса не сможет продать алкоголь, пока не получит ответ о том, что данные о продаже успешно отражены в ЕГАИС. Другой пример – до подтверждения накладной от поставщика через систему товар нельзя выставлять в продажу. Это означает, что, если у вас проблемы с доступом к сети Интернет или сервера ЕГАИС не отвечают по другим причинам, торговать алкоголем вы не сможете.
- Все операции с ЕГАИС подписываются специальным электронным ключом, имеющим привязку не только к юридическому лицу, но и к месту его расположения (RSA-ключ). Если у вас несколько магазинов или кафе, то на каждый придется выпускать свой ключ. При этом он должен быть установлен строго по месту осуществления продажи алкоголя, работать удаленно с ним нельзя. Исключения предусмотрены только для ИП и только при торговле пивом.
Для подключения к ЕГАИС вам потребуется:
- Наличие действующего УКЭП, поддерживающего работу с ЕГАИС. Этот параметр обычно спрашивают при выпуске электронной подписи, если ваш ключ его не поддерживает, то его придется перевыпустить.
- Регистрация в системе на сайте и создание Личного Кабинета. Для работы с ЛК ЕГАИС лучше использовать компьютер с Windows и работать из того браузера, который рекомендует система при проверке требования к вашему ПК. Обратите внимание, что для торговли крепким алкоголем нужна лицензия, проверка ее наличия в реестре и корректность данных по ней проводится при регистрации в системе.
- Скачать и установить Универсальный Транспортный Модуль для обмена с ЕГАИС. Сделать это можно из Личного Кабинета из раздела «Транспортный модуль».
- Настроить работу вашей кассы и товароучетной программы с УТМ. Сделать это можно только в рамках одной локальной сети, при этом УТМ и другие программы, которые к нему подключаются, могут работать на разных рабочих местах. Ключ должен быть установлен в порт компьютера с УТМ. Если затрудняетесь с настройкой – обращайтесь к нам, обязательно поможем.
- Для работы с крепким алкоголем с акцизными марками вам потребуется 2D-сканер штрихкодов для считывания информации с бутылок. При каждой розничной продаже бутылки вам придется считывать с нее DataMatrix код, нанесенный на акцизную марку. Делать это также придется при инвентаризации, списании, возвратах и любых других операциях в рознице и в баре, потому что учет в ЕГАИС помарочный, все операции по изменению статуса алкоголя привязаны к коду его акцизной марки.
Товары в ЕГАИС
ЕГАИС — это информационная система, которая работает с документами и товарами. Товаром для ЕГАИС является алкогольная продукция, зарегистрированная ее производителем или импортером в специальном реестре ФРАП. Для магазина и бара это означает, что весь учет в системе привязан к кодам продукции из ФРАП – алкокод товара и один и тот же товар, выпущенный на разных заводах для ЕГАИС будут разными товарами. Особенно часто это встречается с пивом, одна и та же банка на полке может иметь до восьми разных кодов, потому что разливается разными заводами. А значит и в накладных они будут под разными позициями, и на остатках. Ваша задача – понять эти отличия и выполнить сопоставление товаров ЕГАИС (алкокоды) с теми товарами, по которым вы ведете свой учет. Если этого не сделать, то вам фактически придется вести два разных учета – физический учет остатков и продаж и «виртуальный» учет в ЕГАИС. Это рано или поздно приведет к расхождениям, ошибкам и штрафам.Документы в ЕГАИС
Товары ЕГАИС меняют свой статус в системе только документами, подписанными электронной подписью. Статусов алкогольных товаров очень много, операций с ними еще больше, поэтому и видов документов ЕГАИС тоже большое количество, все их вам знать не нужно, изучите только те, которые используются практически ежедневно – приходные накладные, чеки, списания, запросы остатков, возвраты.Документы, которые меняют владельца товара (приходные накладные и возвраты) всегда подписываются двумя участниками товарооборота (покупателем и продавцом) и до подписания силы не имеют. Изменить подписанный документ нельзя, его можно только отозвать или аннулировать, делается это также отдельными документами, предназначенными специально для этого.
Контроль МРЦ и времени продажи алкогольной продукции
Одной из функций ЕГАИС является контроль за выполнением правил торговли алкогольной продукций, а именно – запрет продажи алкоголя по цене, ниже минимально разрешенной (МРЦ) для данного вида и контроль за исполнением запрета на продажу продукции в ночное время.МРЦ – это таблица, которая определяет минимальную цену за литр продукции по ее типу (водка, коньяк, вино столовое и т.д.). Из этой таблицы расчетным путем получается цена бутылки или порции (для баров и ресторанов). ЕГАИС получает цену продажи из кассового чека, сверяет ее с этой таблицей по коду акцизной марки и в случае выявления нарушения автоматически уведомляет ФСРАР о необходимости возбудить дело об административном правонарушении. Дальше вам выставляется штраф и аннулируется лицензия, потому что такое нарушения противоречит правилам работы с ней. Поэтому будьте внимательны и тщательно контролируйте цену продажи алкоголя.
Аналогичная ситуация со временем продажи – если система получает от кассы уведомление о регистрации чека с алкоголем в период времени, когда его продажа запрещена на данной территории, штраф также оформляется в автоматическом режиме. С учетом времени на обмен данными и формирование отчета о продаже опытные магазины запрещают продажу алкоголя за 5-10 минут до установленного времени, чтобы случайно не нарушить правила. Делается это в автоматическом режиме на уровне кассового программного обеспечения.
Наша компания уже больше двадцати лет помогает розничному бизнесу и общепиту работать по правилам. Работа с алкоголем и ЕГАИС – одни из самых сложных правил с самыми суровыми последствиями за нарушения.
Если у вас есть вопросы по работе с ЕГАИС – обращайтесь к нам, мы обязательно постараемся помочь.