ЕГАИС 3.0. Начало

В ноябре в магазины и рестораны начали поступать первые партии продукции с акцизными марками нового образца. Такие партии алкоголя необходимо учитывать помарочно, что означает фактический старт перехода всей системы ЕГАИС на версию 3.0. Давайте разберем, какие ошибки и сложности мы уже успели выявить в работе наших клиентов с новыми акцизными марками.

Поддержка новых акцизных марок в товароучетном и кассовом программном обеспечении

В новую акцизную марку закодировано больше информации, чем было раньше. Это привело к тому, что размерность ее кода возросла до 150 символов. К сожалению, многие кассовые и товароучетные программы оказались к этому не готовы. В них была жестко зафиксирована другая длинна кода марки, поэтому при считывании новой они просто выдают ошибку. По этой же причине нарушается обмен с ЕГАИС в тех системах, которые не были подготовлены к работе с ЕГАИС 3.0 и новыми марками.

Ярким примером таких систем, которые не смогут работать с новыми акцизными марками, является Frontol версии 4 или r_kepeer, обновленный ранее чем в марте 2018 года. Проверить это очень легко – нужно просто просканировать новую акцизную марку на вашей кассе. Получить образцы бутылок с такими марками можно у ваших поставщиков.

Важно! Не принимайте партии алкоголя с новыми акцизными марками до тех пор, пока не убедитесь, что ваша касса и ваш сканер поддерживает работу с ними.

Для тех, кто все еще не успел обновиться или сомневается, нужно ли ему это – срочно займитесь этим вопросом. Старые акцизные марки больше не выпускают, производители и импортеры вырабатывают их остатки, после чего весь оборот алкоголя будет сопровождаться акцизными марками только нового образца.

Настройка сканера на работу с новыми акцизными марками

На акцизной марке старого образца было два двумерных кода разного типа – PDF417 и DataMatrix. При этом сканировать на кассе нужно было строго один код, а именно – PDF417. Для того, чтобы кассиры не путали эти коды и случайно не сканировали один вместо другого, или для того, чтобы им не закрывать пальцем второй код при сканировании, на сканерах запрещали распознавание кода типа DataMatrix. После такой настройки кассовый сканер просто переставал воспринимать второй код, что помогало кассирам не совершать лишних ошибок.

Но в новой акцизной марке код всего один и он имеет тип DataMatrix. Если такую марку попробовать считать настроенным таким образом сканером, то он по-прежнему не будет ее воспринимать. Поэтому если ваш сканер ЕГАИС не читает код с новой акцизной марки, вам просто нужно его заново настроить – разрешить считывание кодов типа DataMatrix.

Помните, что с этого момента старые марки кассирам придется сканировать «в ручном режиме», пряча от сканера код DataMatrix и оставляя свободным только PDF417.

Документооборот в ЕГАИС 3.0

Акцизные марки нового образца сопровождаются документами в ЕГАИС только в третьей версии формата с обязательной записью перечня кодов акцизных марок в регистр №3. С этого момента вам нужно помнить, что на вашем предприятии начался помарочный учет алкоголя. Теперь вам придется контролировать остатки алкогольной продукции на всех трех регистрах, а при списании или возврате алкогольной продукции четко отслеживать код марки каждой бутылки.

Это в полной мере относится и к приемке помарочной алкогольной продукции. Вы можете осуществлять приемку одним из трех способов:

Тотальное сканирование акцизных марок или групповых кодов транспортной тары. В этом случае вы сможете на этапе приемки определить пересорт по вине поставщика и не допустить такую продукцию на остатки своего предприятия. Это трудоемкий процесс, замедляющий приемку товара, но только так вы можете гарантировать соответствие электронной накладной ЕГАИС и реального прихода алкоголя на точку.
Доверительная приемка, при которой товар принимается без сканирования кодов акцизных марок, полностью доверяя информации, полученной от поставщика через ЕГАИС. Это упрощает приемку, вам нужно будет просто принять алкоголь по количеству и качеству, а коды акцизных марок вы получите автоматически, подтвердив приход от поставщика в ЕГАИС. Все ошибки сотрудников поставщика с этого момента станут вашими проблемами.
Выборочная проверка и сканирование акцизных марок. Этот тип приемки является комбинацией первого и второго варианта. Сотрудник вашего склада выборочно сканирует акцизные марки или коды транспортной тары и в случае отсутствия расхождений принимает товар. Такой способ позволяет с высокой долей вероятности выявить очевидные ошибки, когда при отгрузке вам перепутали коробки, сделав содержащийся в них алкоголь нелегальным для вас.

Реальность такова, что в ежедневной работе вам придется совмещать все три способа приемки алкоголя в зависимости от объема поставки и наличия времени на его проверку.

Разговоры про ЕГАИС 3.0 идут давно. В начале его ждали в марте, потом в июле, потом в октябре. А он пришел в ноябре и все равно всех удивил. Если вы не знаете, сможете ли работать с акцизными марками нового образца и ЕГАИС версии 3.0 – пишите нам. Попробуем разобраться вместе.