+7 (812) 327-5141
info@trade-drive.ru

Инвентаризация: лазейка или способ навести порядок в ресторане?

Бесплатный семинар "Новые правила торговли для интернет-магазинов"

Бизнес-практикум "Ритейл 2,0"

240x345_ОФД_3.gif

ЦТО в подарок!



 

Инвентаризация в ресторанеИнвентаризация – проверка наличия имущества организации на определенную дату путем сличения фактических данных с данными учета.

Инвентаризация – процесс сложный, но необходимый, неотъемлемая часть работы всех торговых предприятий или предприятий общепита. Многие убеждены, что инвентаризация сопряжена с целым рядом сложностей и организационных хлопот. Неправильно проведенная, она может превратиться в фарс, в банальную процедуру «для отвода глаз». Эта статья - о том, как избежать подобного; как сделать инвентаризацию надежным помощником в стремлении навести порядок. И как этому способствуют современные средства автоматизации.

Какая она, Инвентаризация?.

Инвентаризация бывает полная и частичная. Полная инвентаризация предполагает пересчет всех товарных запасов, хозтоваров и инвентаря, оборудования кухни и бара, посуды и приборов (вплоть до полотенец и зубочисток). Она проводится в сроки, определяемые руководителем организации. Необходимость полной инвентаризации может возникнуть при смене материально-ответственных лиц или при составлении годовой отчетности.

Оперативная (неполная) инвентаризация предполагает быструю проверку качества работы персонала, выявление недостачи до возможной попытки ее скрыть. Проводится для пересчета конкретных групп товаров (например, дорогостоящих), подверженных частым хищениям или злоупотреблениям.

Важным этапом, предшествующим инвентаризации, является подготовка.

Этап 1. Подготовка

Как же готовиться к инвентаризации?

На этапе подготовки к инвентаризации нужно учесть все приходно-расходные документы, перемещения и списания, выпуск партий продукции. Необходимо перепровести все документы, чтобы выровнять границы последовательности; выбрать политику учета полуфабрикатов, согласовать технико-технологические карты на все блюда кухни и бара; распечатать пустографки для фиксации результатов.

Действительно, условий для успешного проведения инвентаризации немало. К счастью, современная автоматизация предприятий общепита позволяет облегчить и эти процессы.

Все задачи этапа подготовки к инвентаризации легко решается средствами программного продукта «Трактиръ»

Итак, для инвентаризации необходимы:

  • технико-технологические карты (ТТК) на все блюда кухни и бара, подписанные ответственными сотрудниками,
  • актуальные остатки в товаро-учетной системе,
  • наличие договоров личной и групповой материальной ответственности с сотрудниками склада, бара, кухни и АХЧ,
  • материально ответственные лица на складах и производстве,
  • оборудование складов и мест хранения материальных ценностей,
  • утвержденные схемы поступления на предприятие материальных ценностей.

Этап 2. Проведение

Задачи, касающиеся проведения инвентаризации, можно разделить на административные и те, которые решаются средствами программного продукта.

Административная часть:

К проведению инвентаризации будет эффективным привлечение сотрудников из других филиалов сети, из других отделов. Результаты рекомендуется фиксировать сразу после их получения, без пересчета в базовые единицы измерения. Получая результаты, лучше не тянуть и сразу же заносить их в учетную программу. По спорным вопросам необходимо проводить оперативные проверки, так как любое промедление в этом вопросе может привести к саботажу. Руководство должно быть в курсе происходящего и всех принятых управленческих решений.

«Трактиръ» позволяет печатать ведомости для каждой группы, проводящей инвентаризацию (каждая группа считает товары определенного вида). Это значительно ускоряет процесс инвентаризации и провести ее в максимально короткие сроки.

Двойная проверка – инвентаризация вдвойне эффективнее.

Метод проведения инвентаризации, при котором группы, каждая из которых считала конкретный тип товара, затем «меняются» между собой и пересчитывают группу, которую считала предыдущая. Конечно, получается медленнее по времени, но зато результаты будут очень точными.

«Трактиръ» позволяет сформировать отчет «Сравнение инвентаризаций», который позволяет сравнивать результаты двух проверок одной группы товаров. Как только система фиксирует разницу, подается соответствующий сигнал о необходимости дополнительной проверки.

Практические рекомендации для проведения инвентаризации:

  • В системе не должно быть неконтролируемых складов (сезонные торговые точки, склады выездной торговли и т.д.). К сожалению, это одна из наиболее распространенных ошибок пользователей системы: складом они часто считают любое небольшое помещение, где хранится какое-то количество продуктов. Правильно же складом считать закрывающееся на ключ место, закрепленное за материально ответственным лицом (без него никто ничего со склада взять не может).
  • На основании документа «Перемещение» вводится документ «Подтверждение», подтверждающий факт получения товара (создается после фактического прихода товара или подтверждает факт переоценки).
  • Для контроля используются функции «Корректировка Подтверждения» и «Корректировка Перемещения» (документы для «исправления ошибок).
  • Корректировка «задним числом». Учетные периоды в системе обязательно должны быть закрыты для редактирования; доступ к их изменениям должен быть у строго определенных сотрудников.

  • Оперативность проведения инвентаризации. Любая задержка в этом процессе может свести его эффективность на нет, поэтому важно сделать инвентаризацию быстро.
  • Выбирайте вид инвентаризации, исходя из стоящих перед ней задач. Это может быть полная инвентаризация предприятия или выборочная, быстрая, оперативная, внезапная.

Программный продукт «Трактиръ» позволяет сформировать конкретные отчеты по затратам за определенный период. Механизмы «Трактира» позволяют с высокой скоростью оформлять бланки для рабочих групп. «Трактиръ» формирует оперативную сводку – отчет в товаро-учетной системе, позволяющий получить текущие остатки по складам с учетом последних продаж.

ПП «Трактиръ» упрощает процесс проведения инвентаризации благодаря возможностям своего функционала:

  • автоматическое оприходование излишков (возможности программных продуктов «Трактиръ: Head-Office» и ДАЛИОН),
  • оформление движения товарно-материальных ценностей в разных единицах измерения,
  • разложение готовой продукции на ингредиенты в процессе самой инвентаризации,
  • быстрый ввод товара по коду (соответствующем каждой группе товаров),
  • возможность видеть две цены на товар, розничную и себестоимость. Это имеет существенное значение, если, например, инвентаризация проводится на розничном складе,
  • удобство: «Трактиръ» позволяет осуществлять оптимизировать количество создаваемых документов,
  • возможность анализировать собственные затраты (бой посуды и другие потери) и контролировать свой финансовый результат за конкретный период времени,
  • использование в процессе инвентаризации терминалов сбора данных и фронт-офисных мест (для «Трактиръ: Head-Office»), что очень удобно для штучного товара.
  • поддержка всех возможностей типовой бухгалтерии и возможность обновлять регламентированную отчетность (для «Трактиръ: Back-Office»),
  • товарный и складской учет.

Этап 3. Итоги. Работа с результатами инвентаризации

На основании полученных данных делаются выводы; излишки приходуют, недостачу удерживают. Результаты инвентаризации следует оперативно занести в товаро-учетную систему. По всем выявленным фактам излишек или недостач должны быть приняты как административные, так и учетные действия. После проведения инвентаризации необходимо закрывать период, чтобы доступ к редактированию имели только уполномоченные сотрудники.

Если вести правильный учет и проводить инвентаризацию правильно, с минимальными затратами, то предприятие значительно выиграет, повысив эффективность работы и доходы, а у сотрудников не будет возникать мысли о возможных махинациях.

Вместо резюме

Инвентаризация является основным способом сопоставить фактическое количество хранящихся материальных ценностей с данными в учетной системе. Возможности современных систем автоматизации позволяют сделать этот важный процесс складского учета более точным и оперативным.

Инвентаризация – процесс, документируемый официально. ПП «Трактиръ» предоставляет все унифицированные формы, необходимые по законодательству. Все они впоследствии могут быть представлены проверяющим органам.


Вам будут интересны другие статьи на эту тему: 

К сожалению, рестораны зачастую являются широким полем деятельности мошенников. С какой стороны ожидать подвода? В рамках данной статьи мы рассмотрим мошенничество в самых «горячих» зонах ресторана, где чаще всего имеют место случаи обмана.
«Шведский стол» и банкеты также часто оказываются поводом поживиться за счет клиента. Рассмотрим возможные схемы обмана на кухне, а также методы борьбы с ними средствами систем автоматизации.
Алкогольная декларация... Многие сдают ее, используя данные поставщика или просят помощь у сторонних организаций. Товароучетная система с легкостью решает этот вопрос, формируя ее по нажатию одной кнопки. Но как избежать ошибок в учете?

Возврат к списку


 
Текст сообщения*
 

Сайт создан Группой компаний "СофтБаланс"