Основные понятия о 54-ФЗ

Для контроля за доходами предприятий и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих коммерческую деятельность по продаже товаров или услуг населению в нашей стране применяются кассовые аппараты. Это специальные устройства, задача которых регистрировать продажи и делать это таким образом, чтобы нельзя было изменить или удалить внесенные в них данные.

Контроль за применением кассовых аппаратов осуществляет Федеральная Налоговая Служба на основании Федерального закона №54-ФЗ.

Рассмотрим основные моменты, связанные с применением кассовых аппаратов и постановкой их на учет.

Принципы работы кассовых аппаратов

По требованиям законодательства регистрация операций осуществляется на физическом устройстве, работающим по строго-определенным правилам, прошедшем сертификацию и внесенном в реестр контрольно-кассовой техники. В нашей стране требования к кассовым аппаратам одни из самых строгих в мире, а сами устройства постоянно обновляются и с каждым годом выполняют все больше функций.

В основе кассового аппарата лежит фискальный модуль, работающий в паре с фискальным накопителем. Фискальный модуль записывает все операции на фискальный накопитель, подписывает встроенным в накопитель электронным ключом и отправляет через интернет в специальную организацию – Оператору Фискальных Данных. ОФД отправляет данные в ФНС и хранит у себя в течении 5 лет. Из-за такого постоянного обмена данными через интернет новое поколение устройств часто называют «online кассами».

Фискальный накопитель имеет встроенную память и строго ограниченный срок действия с момента активации (12,15 или 36 месяцев). После заполнения памяти ФН или окончания срока действия его придется заменить, при этом использованные устройства вы обязаны хранить у себя также в течении 5 лет и предоставить в ФНС по их первому требованию.

Операторы Фискальных Данных (ОФД)

Любые операции на кассе, включая служебные, внутри кассового аппарата оформляются фискальными документами или отчетами. Все такие документы аппарат хранит не только в своей защищенной памяти, но и отправляет на специальные сервера компаний ОФД. Это лицензированные организации, оказывающие услуги по обработке и хранению данных кассовых аппаратов. Их услуги платные для владельцев ККТ, обычно они тарифицируются по сроку предоставления. Самые популярные тарифы – 1 год, но есть и более короткие (квартал или даже день). Такие короткие тарифы нужны для сезонного применения ККТ или для выполнения служебных операций на кассе, например снятие с учета аппарата, который давно не используется по назначению и не имеет действующего контракта с ОФД.

Кроме хранения и передачи данных в ФНС, ОФД могут оказывать дополнительные услуги, как платные, так и бесплатные. Например, передача данных о продаже маркированных товаров в ГИС МТ, или предоставление расширенных отчетов о продажах и предоставленных скидках через личный кабинет. От выбора этих опций зависит стоимость контракта с ОФД, проверяйте их перед покупкой.

Исключением из требований online обмена данными с ОФД, а, следовательно, и оплаты их услуг, являются кассовые аппараты, работающие в местах с ограниченным доступом к сетям связи. Список таких территорий определяют органы исполнительной власти вашего региона, если касса зарегистрирована и работает в таком месте, то она переводится в специальный offline режим, при котором данные только накапливаются в памяти ФН, с которого по истечению срока его действия выгружаются напрямую в ФНС, минуя ОФД.

Для всех остальных требования постоянного обмена данными кассы с ОФД является обязательным. Если касса не отправляет данные в ОФД по каким-то техническим причинам более 30 дней, то она блокируется и без специальной разблокировки не сможет работать дальше.

Приобретение и регистрация кассового аппарата в ФНС

На продажу кассовых аппаратов нет никаких ограничений или специальных условий. Эти устройства можно купить там, где вам удобно и у той организации, которой вы доверяете. Это же относится и к вторичному рынку устройств, бывших в употреблении, никаких ограничений на него также нет.

После приобретения устройства его необходимо настроить на работу в вашей организации, установить в него новый ФН и зарегистрировать в Личном Кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Для этого вам понадобится ключ электронной подписи. Будьте внимательны при внесении данных о своей организации в настройки ККТ. Сами настройки потом можно изменить в случае обнаружение ошибки, а вот фискальный накопитель никаких изменений после активации не предусматривает – его придется утилизировать и приобрести новый. Поэтому приобретая кассовый аппарат убедитесь в правильности документов, снятии его с учета предыдущем владельцем, соответствия серийных номеров устройства, наличия «шильдиков» в нужных местах на корпусе и версии прошивки, соответствующей текущим требованиям закона. Если затрудняетесь с этим, то обращайтесь к авторизованным продавцам и обслуживающим организациям, например к нам.

После прохождения регистрации ККТ и проверки правильности всех данных ФНС вы получите карточку регистрации кассового аппарата. Она выдается в электронном виде, печатать ее нет необходимости, но при проверках ее могут спросить. Будьте готовы ее быстро найти или скачать из Личного Кабинета налогоплательщика.

Подробная инструкция по регистрации контрольно-кассовой техники в налоговой.