+7 (812) 327-5141
info@trade-drive.ru

Инвентаризация: как провести ее правильно, быстро и точно? Методика проведения переучета

240x380_19.10.gif

240x345_ОФД_3.gif

ЦТО в подарок!



 

Инвентаризация: как провести ее правильно, быстро и точно? Методика проведения переучета

Для предотвращения временного саботажа переучета необходимо внедрять технологию переучета максимально быструю и точную, поговорим именно о методике проведения инвентаризации, включающей несколько этапов.

Этап 1. Подготовка учетной системы

В первую очередь необходимо закрыть период, восстановить базу, устранить наиболее вопиющие случаи некорректных движений, особенно отрицательные остатки, назначили исполнителей из независимых аудиторов и выбрали время переучета.

Считается очевидным, что переучет должен проводиться в неработающем магазине, например, ночью, однако бывают круглосуточные магазины, желающие провести учет без закрытия. Такая позиция неправильно, но если этого не избежать необходимо учесть несколько моментов:

  • на основании почекового анализа продаж выбирается время минимальной загрузки магазина;
  • если во время переучета производится приемка товара, то она должна проводиться в отдельно выделенное физически место, чтобы исключить перемешивание товарных запасов – переучтенных и принятых;
  • необходимо блокировать доступ к отдельным полкам на то время, пока на этой полке товар пересчитывается;
  • после завершения инвентаризации сумму выявленных недостач следует скорректировать на сумму продаж текущей смены;
  • оценка товара, который на момент инвентаризации находится в корзинках покупателей:
    t - среднее время нахождения товара в корзинке покупателя (в среднем, около 30 мин), T – время проведения инвентаризации, и при этом время, в течение которого покупатель ходит по магазинам меньше времени инвентаризации. Соответственно, товар, который лежит в корзинках – положен туда в течение времени t, а весь товар, который был положен в корзины раньше уже продан и войдет в оперативную сводку. Следовательно наша задача состоит в том, чтобы оценить как раз именно t, а товар, который лежит в корзинках на момент оперативной сводки будет продан в течение следующего часа. Поэтому, если мы возьмем среднюю сумму продажи за этот час и умножим ее на t, то получим приблизительную оценку товара, который находится  корзинках. Таким образом, для минимизации этой оценки следует выбирать время переучета так, чтобы оно не только начиналось, но и заканчивалось в момент минимальной загрузки магазина.

Этап 2. Пересчет товаров

Он должен быть произведен максимально быстро и максимально точно. В связи с этим, уже неотъемлемой частью работы любого магазина являются система штрихкодирования (с учетом размерной сетки, если мы говорим о магазине одежды или обуви) и использование терминалов сбора данных (с учетом весовых штрихкодов и штрихкодов упаковок, если мы говорим о продуктовой рознице).

На интуитивном уровне понятно, что пересчет товара происходит таким образом, что аудиторы с терминалами ходят по магазину и сканируют все товары.

Однако  хочется внести уточнение: бригад, сканирующих товары должно быть две, в результате чего должно получиться два полных документа, куда входят все остатки и потом специальным инструментом «сравнение инвентаризаций»  формируется картина из тех позиций, которые две группы посчитали по-разному. Такой подход снижает вероятность ошибки потому что даже если обе бригады допускают ошибку в пересчете позиций с одинаковой вероятностью, то вероятность того, что они одинаково неправильно посчитают одну товарную позицию равна 0,1% или даже меньше. Такая технология, конечно, порождает дополнительные временные затраты, но обеспечивает очень высокую точность пересчета товаров.

Альтернативный вариант пересчета товаров сохраняет вероятность ошибки, но значительно сокращает временные затраты на проведение инвентаризации. Технология подразумевает две группы сотрудников, одна из которых ходит по магазину, пересчитывает товары и клеит бумажки с количеством товара, а вторая бригада, оснащенная терминалами сбора данных сканирует штрихкоды и сразу же вводит количество товара в документ.

Подсчет весового товара можно считать двумя способами, если он не расфасован: либо расфасовать прямо в рамках инвентаризации, либо взвесить на весах и записать в специальный бланк с внутренним кодом товара (причем внутренний код должен быть на бланке обязательно, иначе перенесение остатков в базу превратится в настоящую пытку!). Учитывая, что позиций весового товара, как правило, в магазине гораздо меньше, чем остального, внесение в базу остатков, пересчитанных вторым способом, не займет много времени.

Пересчет прикассовой зоны можно облегчить следующим способом: кассиру необходимо провести через кассу все товары, сформирует документ специального вида и сбросит его в учетную систему, заполнив документ «инвентаризация».

Этап 3 Обработка результатов

Одним из важнейших вопросов, связанных с обработкой результатов является вопрос выявления фальсификаций, о которых могут свидетельствовать:

  • неправдоподобно красивые результаты переучета (скорее всего, результаты инвентаризации подогнаны под «нужные»);
  • отсутствие расхождений в группах товаров, популярных для хищения;
  • отсутствие расхождений в остатках товаров (скорее всего, сотрудники откуда-то получили данные об учетных остатках и подвели остатки под необходимые);
  • расхищения в остатках не связаны с популярными для хищения товарами;
  • контрольный пересчет с высокой вероятностью отличается от основного (свидетельствует о саботаже либо переучета, либо всего переучета в целом).

Этап 4. Меры по результатам анализа инвентаризации

Касательно расхождений, выявленных в рамках текущей инвентаризации, то по таким товарным позициям должна назначаться дополнительная неполная инвентаризация, которая займет намного меньше времени, и которую гораздо проще сделать внезапной. Кроме того, существуют инструменты, которые позволяют понять, по каким товарным позициям наиболее часто происходит списание по результатам всех инвентаризаций за некоторый период. Выявление таких позиций говорит о том, что воруют их постоянно и пересчитывать их необходимо чаще, чем другие, назначая внеплановые неполные инвентаризации по данным позициям и приучать персонал воровать меньше.

О том, какие варианты махинаций встречаются в инвентаризации и как сотрудникам удается избежать наказаний читайте в статье "Фальсификация результатов переучета: как избежать и как с ней бороться?"

"


Вам будут интересны другие статьи на эту тему: 

Неправильно проведенная инвентаризация может превратиться в фарс, в банальную процедуру «для отвода глаз». Эта статья - о том, как избежать подобного и сделать инвентаризацию надежным помощником в стремлении навести порядок.
В данной статье поговорим о том, как именно покупатели и кассиры могут воровать, какие меры можно предпринять для предотвращения подобных инцидентов.
Про инвентаризацию и про те нюансы, которые позволяют сотрудникам уходить от ответственности за те злоупотребления, которые они могли произвести с вашими товарами.

Возврат к списку


Татьяна
Как же я не люблю инвентаризации. Вроде знаю, что все должно быть в порядке, а каждый раз переживаю.
Имя Цитировать
Нелли
У нас, при инвентаризациях всегда присутствует посторонний человек, чтобы не было фальсификаций.
Имя Цитировать
ГостьАндрей
Что значит посторонний? Может независимый эксперт? Мы регулярно приглашаем по услуге http://www.intercomp.ru/services/inventarizaciya на время проведения инвентаризации.
Имя Цитировать
лилия
В каких долях (между продавцами и заведующей) должен быть возмещён учерб при выявлении недостачи в магазине
Имя Цитировать
borschev
Цитата
лилия пишет:
В каких долях (между продавцами и заведующей) должен быть возмещён учерб при выявлении недостачи в магазине
Добрый день. Каждая компания определяет такое распределение самостоятельно. Обычно ущерб распределяют пропорционально заработной плате и отработанному времени. Это позволяет учесть разные уровни ответственности за результаты. Исключением является прямая вина конкретного сотрудника в том случае, если она явно установлена. В любом случае о любых правилах распределения финансовой ответственности за результаты инвентаризации должны быть уведомлены все участники. Или в явном виде (договор о коллективной материальной ответственности) или в неформальном (если невозможно официально указать размеры заработной платы)
Имя Цитировать
Milena
Добрый вечер! Я начинающий предприниматель,хочу научится делать правильную ревизию в продуктовом магазине.Вы не могли бы мне "формулу сопаставления"сказать .Имею ввиду выручку,остаток первоначальный,конечный остаток или еще какие-нибудь коэффиценты.Чтобы знать наверняка причину снижения прибыли ,воровства и т.д.Буду очень благодарна если научите🙏🙏🙏
Имя Цитировать
borschev
Цитата
Milena пишет:
Добрый вечер! Я начинающий предприниматель,хочу научится делать правильную ревизию в продуктовом магазине.Вы не могли бы мне "формулу сопаставления"сказать .Имею ввиду выручку,остаток первоначальный,конечный остаток или еще какие-нибудь коэффиценты.Чтобы знать наверняка причину снижения прибыли ,воровства и т.д.Буду очень благодарна если научите🙏🙏🙏
Добрый день, Милена
К сожалению, тут нет какой-то одной универсальной формулы, т.к. в ней слишком много переменных. Подробнее о математике недостач советуем почитать вот тут:
http://trade-drive.ru/materialy/publikatsii/1607/
Там же можно задавать конкретные вопросы :)
Имя Цитировать
Гость Галина
Здравствуйте! Возможно ли автоматизировать сравнивание двух инвентаризаций , когда все было посчитано двумя тсд?
Имя Цитировать
borschev
Цитата
Гость Галина пишет:
Здравствуйте! Возможно ли автоматизировать сравнивание двух инвентаризаций , когда все было посчитано двумя тсд?
Добрый день, Галина. Конечно можно, но все зависит от того, на какой программе вы работаете. Если Далион, то вопрос к нам, если нет, то нужно обращаться к тому разработчику или интегратору, который вам все это устанавливал и настраивал.
Ну или такое сравнение можно реализовать в Екселе, выгружая в него данные из двух терминалов, сворачивая их и автоматически обнаруживая расхождения.
Имя Цитировать
Анна
добрый день, я начинающий предприниматель, подскажите как провести инвентаризацию в табачном отделе. как считать МРЦ?
Имя Цитировать
borschev
Цитата
Анна пишет:
добрый день, я начинающий предприниматель, подскажите как провести инвентаризацию в табачном отделе. как считать МРЦ?
Добрый день, Анна
Советов может быть много, так просто все и не рассказать. Чтобы повысить качество пересчета поручите это делать двум сотрудникам, считать они должны независимо друг от друга, записывать результаты в бланки, в которых нет данных об остатках. Затем эти бланки необходимо сверить и по расхождениям снова пересчитать. Это все про количество и качество. А что у вас с МРЦ? Необходимо проверить соответствие?
Имя Цитировать
Татьяна
Подскажите,пож-та,розничная торговля,делаем ревизию выводим остаток,но у нас были бонусы от поставщиков ,их поставили на приход, но по конечному остатку ровно эта сумма легла нам в недостачу?предприниматель списал с себя якобы всю порчу за свой счёт(улыбаясь),а мы плати! Где загвоздка?
Имя Цитировать
ИЛЬЯ
Как я их не люблю, но увы это стало моей работой которую я делаю каждый день.
Имя Цитировать
borschev
Цитата
Татьяна пишет:
Подскажите,пож-та,розничная торговля,делаем ревизию выводим остаток,но у нас были бонусы от поставщиков ,их поставили на приход, но по конечному остатку ровно эта сумма легла нам в недостачу?предприниматель списал с себя якобы всю порчу за свой счёт(улыбаясь),а мы плати! Где загвоздка?
Добрый день, Татьяна. Загвоздка, видимо, в тех правилах, по которым вы с ним работаете
Имя Цитировать
 
Текст сообщения*
 

Сайт создан Группой компаний "СофтБаланс"