Чек-лист подготовки ресторана к работе с ЕГАИС
Неумолимо приближается 1 января 2016 года. Дата несет нам не только приятные хлопоты по поводу всеми любимого праздника, но и дополнительную работу, связанную с изменениями законодательства в алкогольной сфере: с Нового года все предприятия, торгующие алкоголем, обязаны подключиться к системе ЕГАИС для подтверждения факта закупки алкогольной продукции у поставщика и начать вести Журнал учета объема розничной продажи алкогольной продукции.
Мы со своей стороны решили, что не лишним будет напомнить вам, какие действия нужно предпринять, чтобы вы были готовы к уверенной работе в новом году.
Для подключения к ЕГАИС вам до 1 января нужно:
Для каждой точки реализации, имеющей уникальный КПП, необходимо:
- Приобрести ключ JaCarta PKI/ГОСТ SE. Лучше купить сразу два ключа, т.к. стоимость самих ключей не высока, а запасной ключ позволит избежать необходимости экстренно его восстанавливать в случае потери или выхода из строя основного ключа.
- Получить у аккредитованных центров квалифицированную электронную подпись (КЭП) для ЕГАИС.
- Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте www.egais.ru
- Получить сертификат RSA на сайте egais.ru
- Скачать с сайта www.egais.ru и установить Универсальный транспортный модуль (УТМ) на компьютер, установленный на объекте реализации алкогольной продукции и имеющем доступ к сети Интернет.
Выполнение этих пунктов позволит вам технически подключаться к ЕГАИС, но еще не позволит с ним работать, т.к. взаимодействие с системой осуществляется через обмен пакетами информации. С точки зрения ЕГАИС подготовка таких пакетов и их обработка - задача клиента, т.е. ваша. Удобно, когда такой обмен пакетами умеет осуществлять ваша товароучетная система, например в «Трактиръ» это можно делать, начиная с конца ноября. А после Нового Года мы проведем семинар, на котором расскажем о всех тонкостях работы с ЕГАИС в ресторанах. Важно проверить, умеет ли ваша система обмениваться данными с ЕГАИС. Обратитесь к разработчикам системы или к компании, которая вам ее устанавливала. Скорее всего, вашу программу придется обновить. Помните, что у ряда разработчиков популярных программ автоматизации для ресторанов, поддержка функции обмена данными с ЕГАИС является платным сервисом, который поддерживается не для всех версий программы. Для тех, у кого не используется система автоматизации, или она давно не обновлялась, или для тех, кто планирует вести работу с ЕГАИС параллельно с товароучетной системой, на рынке существует множество программ, которые осуществляют такой обмен. Их выбор, приобретение и настройка тоже является важным этапом подготовки ресторана к работе с ЕГАИС.
При выборе такой системы мы рекомендуем вам обратить внимание на следующие моменты:
- Ваша программа должна уметь загружать товарно-транспортные накладные от поставщика из системы ЕГАИС и давать возможность подтверждать их корректность.
- В случае отклонений загруженных накладных от фактической поставки алкоголя по количеству или ассортименту система должна позволять формировать «Акты расхождения» или полностью отклонять полученные через ЕГАИС накладные.
- Система должна поддерживать операции возврата алкогольной продукции через ЕГАИС, независимо от того, когда вы ее купили. Эта операция обычно реализовывается через механизм обратной продажи алкогольной продукции ее поставщику.
- Если у вас организация с несколькими КПП (сетевой ресторан), то программа должна иметь возможность оформлять через ЕГАИС перемещение алкоголя между КПП. Эта операция также реализуется через документы купли-продажи алкогольной продукции.
- Если вы планируете совмещать учет алкоголя в ЕГАИС и в товароучетной системе, то программа должна уметь сопоставлять номенклатуру из ЕГАИС с алкоголем по управленческому или бухгалтерскому учету. Важно помнить, что алкогольные справочники в ЕГАИС построены по другому принципу и не имеют кодировки, связанной с кодами EAN. Отсутствие сквозного учета алкоголя в ЕГАИС и в управленческом учете неминуемо рано или поздно приведет к расхождениям и к ошибкам, которые могут повлиять на корректность отчетности перед ФСРАР.
- Документы, оформленные в ЕГАИС должны быть «привязаны» к документам по управленческому учету. Отсутствие сквозного учета алкоголя в ЕГАИС и в управленческом учете неминуемо рано или поздно приведет к расхождениям и к ошибкам, которые могут повлиять на корректность отчетности перед ФСРАР
- Система должна поддерживать режим ввода начальных остатков по алкогольной продукции. Этот режим работы не так важен для подтверждения факта закупки алкоголя, но без такого режима будет не возможна корректная работа с регистрацией в ЕГАИС продаж алкоголя, которую рано или поздно введут и для ресторанов.
- Журнала учета объема розничной продажи алкогольной продукции ведется в разрезе объема потребительской тары. Ваша товароучетная система должна поддерживать такой режим работы.
Также хотим акцентировать внимание на сроки обновления или приобретения ваших товароучетных систем. Как показывает практика, подключение к ЕГАИС и настройка всех компонентов системы, обновление программы и обучение ключевых сотрудников, ответственных за учет алкогольной продукции, занимает несколько часов. Сейчас службы поддержки организаций, занимающихся установкой и обслуживанием ПО для обеспечения взаимодействия с ЕГАИС, работают в режимах пиковой нагрузки. Рекомендуем вам позвонить заранее поставщикам, которым вы доверяете обслуживание своей системы, чтобы вместе с ними спланировать работы заранее.